Rattaché.e à la Directrice des Opérations, vos missions consistent et de manière non exhaustive à :

Gestion des locaux et infrastructures

·       Assurer la maintenance des locaux : électricité, plomberie, sécurité incendie, climatisation, ménage, verrière, et coordination avec les prestataires externes.

·       En binôme avec le Responsable IT : gérer les connexions internet, les téléphones et les imprimantes.

·       Superviser les prestataires externes (nettoyage, sécurité, entretien technique).

·       Gérer au quotidien les aménagements des espaces de travail et la cave (déménagements, réaménagements, travaux, petites réparations).

·       Garantir le respect des normes en matière de sécurité et d’accessibilité.

·       Déclarer les sinistres et assurer le suivi en cas de besoin.

Gestion des équipements

·       Gérer le parc de matériel informatique et non informatique en lien avec les services concernés :

o   Informatique : mise à jour du parc informatique, suivi des contrats de leasing, gestion des licences.

o   Non informatique : machines à café, fontaines à eau, lave-vaisselle, télésurveillance, sécurité incendie, compteur électrique, éclairage. Assurer le suivi des contrats de maintenance de ces équipements.

Sécurité et conformité

·       Mettre en place et superviser les dispositifs de sécurité (vidéosurveillance, alarmes, badges d’accès).

·       Organiser des formations liées à la sécurité avec le Service RH (ex. : évacuations, premiers secours).

·       S’assurer du respect des réglementations en matière d’hygiène, de sécurité et d’environnement.

Gestion administrative et budgétaire

·       Gérer les contrats d’assurance : renouvellements annuels, suivi des avenants, mise à jour des mouvements d’œuvres, déclarations de sinistres.

·       Établir, suivre et optimiser le budget des services généraux.

·       Négocier et suivre les contrats avec les fournisseurs (électricité, nettoyage, entretien, sécurité, etc.).

·       Mettre en place des outils de reporting pour évaluer les performances des services gérés.

Événements internes

·       Organiser les expositions en lien avec les directeurs : rotation des œuvres d’art, mise en peinture, domotique, régie des expositions, rendez-vous de préparation pour la nouvelle scénographie, suivi du budget.

·       Aider les équipes Communication/Marketing et l’Office Manager pour l’organisation d’événements internes (pots de départ, petits déjeuners d’équipe, galette des rois, soirée de fin d’année).

Management

·       Encadrer et accompagner un alternant.

Communication et coordination interservices

·       Servir d’interface entre les différents services pour coordonner les projets d’aménagement ou de maintenance.

·       Communiquer régulièrement sur les projets et services mis en place pour les collaborateurs.

Vous justifiez d’une première expérience réussie dans la gestion des services généraux, de la maintenance des bâtiments ou de la coordination technique et logistique, idéalement dans un environnement exigeant.

 Organisé.e et réactif.ve, vous êtes capable de gérer simultanément des sujets très opérationnels et des projets structurants, tout en assurant un lien fluide avec les différents prestataires, partenaires et services internes. Vous faites preuve de rigueur dans le suivi des budgets, des contrats et des normes de sécurité, tout en gardant un excellent sens du service et de la communication.