Le/la titulaire du poste exerce son activité au sein de la Direction de la Communication.

Missions principales

1.       Organisation des réunions

• planification et organisation des réunions (gestion des agendas, des invitations et des réponses, des feuilles d’émargement, réservation des salles et du matériel, gestion des cafés d’accueil et des plateaux repas, …) ;

• accueil et orientation des visiteurs de la direction ;

• préparation des dossiers en amont des réunions ;

• organisation des déplacements et réunions externes (gestion des réservations pour le transport et l’hébergement) ;

• participation aux réunions de service, rédaction et diffusion du compte-rendu.

2.       Gestion administrative

• réception et transmission des courriers, courriels et appels téléphoniques ;

• rédaction et traitement de divers documents (courriers, courriels, tableaux, documents de présentation, …) ;

• diffusion des documents (courriers, documents, comptes-rendus, …) ;

• création et actualisation des listes et des fichiers de contacts ;

• classement et archivage des documents de la direction sur le réseau informatique ;

• réception et envoi des factures et notes de frais à la comptabilité ;

• suivi des demandes d’abonnement ;

• réponses aux mails reçus sur la boîte « contact » d’Assurance Prévention ;

• actualisation de certains contrats de prestation annuels ;

• gestion administrative des instances d’Assurance Prévention (déclarations en préfecture, tenue des listes des instances…).

Les missions et attributions ci-dessus ne présentent pas un caractère exhaustif.

• Expérience professionnelle d’une dizaine d’années sur des fonctions d’assistanat, acquise idéalement dans le domaine de la communication ;

• Rigueur et sens de l’organisation ;

• Réactivité, disponibilité et discrétion ;

• Dynamisme, esprit de coopération et d’équipe ;

• Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles ;

• Maîtrise des logiciels du pack office.

Deux entretiens sont à prévoir dont un en présentiel dans les locaux.

Un test pratique pourra être proposé.