Assistanat de Direction

Assister la Présidente :

• Gestion de l’agenda , émission et diffusion de documents, mise en signature, mise en forme ou concaténation de données (fichiers Excel, Word, mail), gestion des déplacements (RV, transports, hôtels, notes de frais).

• Relayer au besoin les messages de la Présidente aux collaborateurs.

• Rassembler auprès du CODIR les faits marquants demandés par le Directeur Commerce Général.

• Assister les membres du CODIR dans l’organisation de réunions impliquant des personnes extérieures à la société.

• Gérer l’ordre du jour et la préparation des réunions auxquelles participe la Présidente ; se charger de rassembler et obtenir à l’avance OJ et présentations.

• Prendre en charge l’accueil des personnes extérieures et des nouveaux arrivants.

Communication Interne

• Etablir le planning annuel des événements collectifs et prendre en charge leur organisation, en impliquant les personnes nécessaires (Présidente, CODIR ou collaborateurs) : séminaire (1/an), soirée annuelle (1/an), CODIR au vert (2/an), ou autre événement à proposer.

• Participer à la mise en place des campagnes de la Compagnie à travers les diverses communications : programme Action, journées sécurité / éthique, bien-être au travail, grand challenge, etc.

Moyens Généraux

• Approvisionner, commander et optimiser les coûts de fournitures pour la structure et la gestion des stocks.

• Etre l’interface avec les tiers des Moyens Généraux. Les lister

• Préparer les postes de travail et les badges d’accès en vue de l’arrivée de futurs collaborateurs ou prestataires

• Assurer le suivi des contrats des services généraux (fontaine, machine à café, entretien…)

• Assurer la demande et le suivi des badges d’entrée TotalEnergies (pour certains collaborateurs)

• S’assurer du bon fonctionnement général (matériel, installations …)

• Veiller au bon déroulement des opérations de nettoyage journalières ou spécifiques

• Participer à l’application des procédures de Sécurité des personnes et des biens

• Participer au projet de déménagement de la société (échéance avril 2025)

Rythme scolaire 2 jours à l’école et 3 jours en entreprise

Les « savoir-faire » :

• Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint)

• Anglais (B2)

• Sens de l’organisation et de la méthodologie

• Gestion de la relation fournisseurs et prestataires

• Excellente orthographe et syntaxe

• Bonnes capacités relationnelles, d’écoute et de communication orale

 Les « savoir-être » :

• Rigueur

• Adaptabilité

• Autonomie

• Proactivité

• Discrétion

Le processus de recrutement s’effectue en deux étapes :

o Un premier entretien téléphonique ou visio avec la Chargée des Ressources Humaines

o Un deuxième entretien avec la Présidente