Facilib, cabinet de conseil spécialisé dans l’écosystème startup Parisien depuis 2018, recherche un ou une nouvelle consultante Office Manager Bilingue Anglais pour accompagner ses clients travaillant principalement dans la tech.

Votre mission sera d’intervenir auprès de 2 à 3 entreprises, à partir d’une journée par semaine, dans le cadre de prestations de longues durées.

Il s’agit d’un poste valorisant, à responsabilité et avec la possibilité de progresser rapidement dans une entreprise stable, en plein développement, avec des fortes valeurs humaines et un management sain : Liberté, autonomie, confiance.

Vous avez au minimum 2/3 ans d’expériences en Office Management / Assistanat généraliste et parlez couramment anglais (niveau C1 minimum).

Le poste :

Vous êtes responsable de vos clients et travaillez en autonomie pour ces derniers.

Intégré(e) dans l’organisation de vos clients vous développez une excellente compréhension de leur activité et de leur culture d’entreprise.

Vous pouvez solliciter un soutien des équipes Facilib (documentation, formation, support juridique, expertises, réseau de partenaires…) lorsque vous en ressentez le besoin.

Gestion Précompta / Finance

• Gérer la réception et transmission de la documentation comptables (factures, bons de réception) aux bons interlocuteurs internes

• Récupérer et documenter les transactions hors process

• Gérer les notes de frais et leur correcte documentation

• Gérer la relation fournisseur (gestion des informations fournisseurs dans l’outil, paiements, etc.)

• Gérer les demandes et besoins occasionnels de notre maison mère sur le process achats

Gestion Office / Happiness

• Gestion des locaux : achat de matériel/fournitures, gestion des prestataires, etc

• Gestion de l’aménagement/déménagement des locaux

• Animation de la vie d’entreprise : Soirées, Séminaires, Offsite, Teambuilding, etc.

• Sensibilité aux sujets RSE, QVT

• Mise en place d’outils et de process de bonne gestion

Gestion Administrative / RH

• Gestion de la facturation via les outils de gestion interne (Pennylane, Ipaidthat, etc.) et gestion de la relation avec les Experts-Comptables

• Onboarding/offboarding du personnel (création des accès, remise du matériel, etc.)

• Appui RH (Contrats de travail, avenant, rupture de contrat, TR, Mutuelle, Médecine du travail etc.)

• Collecte des EVP et gestion/contrôle de la paie

• Suivi et enregistrement des notes de frais

Logiciels / Langue :

• Maitrise du Pack Office et d’un logiciel de gestion (Pennylane, Ipaidthat, SILAE, PAYFIT, SAGE, CIEL, CEGID, etc.)

• Maitrise de l’anglais indispensable (écrit, lu et parlé)

Votre profil :

• Nous recherchons un profil polyvalent, autonome, minutieux, rigoureux et organisé.

• Un profil qui a le sens du service et aime le contact avec le client, sait lui suggérer des solutions au-delà des problèmes qu’il exprime (prise d’initiative).

• Un profil qui aime la mobilité et s’adapte aisément, mais surtout un profil qui déteste la routine. Les interventions et les clients étant variés, les sujets le sont tout autant !

• Vous avez une appétence pour le digital et l’optimisation et êtes à l’aise avec des outils comme Gmail, Google drive, Trello, Excel, Payfit, Pennylane, Notion, etc.

Nous vous proposons,

De rejoindre une entreprise en plein développement, au moment le plus passionnant !

De rencontrer beaucoup d’entreprises et de projets stimulants et inspirants.

De travailler en autonomie et être maître de ses avancées et résultats.

D’avoir une position gratifiante au sein des entreprises clientes.

De faire partie d’une équipe expérimentée avec des valeurs humaines importantes et une forte cohésion, tout en bénéficiant d’un support, d’outils et de conseils pertinents.

Informations complémentaires :

Facilib a des engagements RSE et est membre de “1% for the planet” : Nous reversons une part de notre CA à des associations engagées pour l’environnement et nous proposons également lors des intermissions, pour les consultants qui sont intéressés, de financer leur temps passé au sein d’associations.

A compétences égales, le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Le télétravail est possible en fonction des clients.

Nous rémunérons les heures supplémentaires.

Pour plus de détails, rendez-vous sur nos pages :

• WTTJ :https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/facilib

• Site internet :https://www.facilib.fr/

• Linkedin :https://www.linkedin.com/company/facilib/mycompany/?viewAsMember=true

• 1er entretien avec notre RRH

• 2ème entretien avec notre directeur général

• Peut-être intégré dans le processus de recrutement : Cas pratique et/ou rencontre d’un/des membre(s) de l’équipe en visio.