Notre entreprise a connu une croissance significative au cours de l’année écoulée, doublant sa taille. Afin de soutenir efficacement cette croissance, nous sommes à la recherche du super bras droit de l’Office Manager.

Nous recherchons principalement une personne qui ait de l’appétence pour la partie Services Généraux et Hapiness.

Cette fiche de poste est évolutive en fonction des appétences du salarié, idéal pour une personne qui souhaite évoluer dans un environnement mouvant et dynamique, tout en bienveillance avec une super culture d’entreprise.

Cette offre est valable pour un contrat en alternance minimum BAC+2 . Ce contrat pourra donner suite à un CDI.

Vos missions :

Services Généraux :

• Assurer la bonne tenue générale de notre environnement de travail en menant des actions auprès des salariés (bureaux, cuisine etc.)

• Gérer les relations avec les prestataires (ménage, jardiniers, propriétaires etc.).

• Prendre en charge les commandes de matériel, assurant ainsi un environnement de travail optimal (essuie-tout, produit vaisselle etc.)

• Être force de proposition pour améliorer les points ci-dessus

Happiness :

• Organiser les événements internes qui renforceront la cohésion d’équipe : soirée de noël, soirée vacances d’été, séminaire annuel etc.

• Organiser les séminaires mensuels,

• Être à l’écoute des salariés sur leurs envies (commande de panier gouter hebdo, déco de noël etc.). Les mettre en place si possible.

• Être force de proposition pour améliorer les points ci-dessus

Administration du Personnel :

• Onboarding/offboarding : identifier les besoins en matériel pour les nouveaux arrivants et assurer une gestion efficace du matériel au départ des employés.

• Gérer le suivi du matériel donné aux salariés et connaître leur utilisation

• Être un des points de contact pour les questions RH des salariés (fiche de paie, mutuelle, tickets restaurants etc.)

• Connaître les process mensuels de la paie sur Payfit, des tickets restaurants et pouvoir les appliquer au besoin

Administratif :

• Gérer le courrier et assurer le rangement efficace des documents, physiques et dématérialisés.

• Organiser les déplacements professionnels pour garantir une logistique sans faille.

Finance :

• Apporter un support à la facturation et au recouvrement.

• Participer au suivi de la trésorerie, notamment à la bonne tenue des tableaux de suivi qui impactent les équipes en interne et les comptables externes

• Participer au suivi des factures fournisseurs, des paiements automatiques et des notes de frais de tous les salariés sur un outil dédié : Spendesk (bon budget, dates d’échéances etc.)

• Effectuer des virements bancaires au besoin

• Lien avec les comptables pour les missings

Mise en place et suivi de process internes :

• Assurer le soutien et être force de proposition pour la mise à jour/création, la diffusion et la mise en œuvre de process internes, en réponse à la croissance significative du nombre de salariés en 2023. Ces procédures impactant l’ensemble des équipes au sein de l’entreprise.

● L’organisation et la rigueur sont des qualités essentielles.

● L’autonomie et la capacité de priorisation constituent des atouts majeurs.

● Une expérience professionnelle préalable réussie serait un avantage supplémentaire.

● La maîtrise de la gestion de tableaux, même complexes, est souhaitée.

● Compétences relationnelles : aptitude à intégrer une équipe pluridisciplinaire, majoritairement en télétravail, utilisant principalement Slack pour une communication écrite transparente. Bien que l’autonomie ne soit pas absolue, vous êtes capable de poser des questions, d’accepter des retours constructifs et d’en fournir. Doté d’un bon relationnel, vous êtes à l’aise pour communiquer par écrit ou en visio.

Pourquoi nous rejoindre ?

• L’opportunité de jouer un rôle clé au sein d’une start-up de taille humaine, en croissance rapide, et d’y prendre des responsabilités importantes.

• Évoluer au sein d’une équipe de passionné·e·s, soudée et bienveillante.

• Une organisation horizontale basée sur la confiance, la transparence et la responsabilisation, avec une véritable ownership distribuée entre tous les collaborateurs.

• Un mode de fonctionnement interne sans réunions, les échanges et décisions étant réalisés par écrit de manière transparente.

• Un cadre de travail magnifique entre une maison avec jardin et une flexibilité totale en télétravail.

• Œuvrer pour un projet d’utilité sociale forte : permettre à tout le monde de bien transmettre et bien apprendre.

Informations complémentaires

• Type de contrat : Alternance

• Télétravail autorisé en fonction de votre autonomie, nécessite d’être au moins 2 jours par semaine au bureau

• Lieu du bureau : Paris / Bagnolet, à 8 mn à pied de la station Gallieni (Métro ligne 3)

• Carte de transport prise en charge à 50%

• Mutuelle Alan prise en charge à 100%

• Carte Restaurant Swile. 9,25€ par jour dont 5,55€ pris en charge par l’employeur

• Disponibilité : Dès que possible

• Un premier entretien avec l’Office Manager

• Envoi d’un test - une semaine de délai pour la complétion

• Second entretien avec l’OM et une autre personne de l’équipe