Le/la Responsable Administration des Ventes aura pour mission de prendre en charge la gestion administrative de plusieurs salons dont l’affectation sera décidée par le Directeur ADV.

Dans le cadre du suivi d’avancement des dossiers, il/elle sera l’interface privilégiée des Directeurs d’Evénements – Chefs de ventes.

Il devra apporter une qualité de service aux équipes commerciales et aux clients, dans le respect des plannings, des délais et des procédures qui lui auront été fixés.

Dans le cadre de sa fonction et durant la période de commercialisation du salon, le Responsable ADV devra superviser et / ou assurer les missions suivantes :

GESTION DES DOSSIERS CLIENTS

-           Prise en charge des dossiers exposants après validation des équipes commerciales

-           Participer à la répartition des tâches auprès des chargé(e)s ADV

-           S’assurer du traitement administratif des différentes commandes clients

-  Garantir la gestion et le suivi des boîtes mails salons

FACTURATION / ENCAISSEMENTS

-           Emission / envoi des factures d’acomptes, de stands, et de commandes complémentaires selon les échéances en vigueur

-           Enregistrement des règlements réceptionnés

-           Contrôle de l’exhaustivité de la facturation et de la bonne application des règles fiscales (liste de contrôle, commande en attente, TVA…)

RECOUVREMENT

-           Garantir le recouvrement des impayés dans les délais et selon les procédures en vigueur

-           Préparer les dossiers contentieux

-           Elaborer le reporting des impayés avant et durant le salon

ACCUEIL SUR SITE

-           Proposer un planning de présence et emplacements dédiés ADV sur site validé par le Directeur ADV

-           Participer à l’accueil des exposants, être le référent de l’équipe ADV et contribuer à apporter une qualité de service auprès des clients

-           Recouvrer les impayés si nécessaire

Bac + 4/5 – Ecole de commerce, Gestion, Comptabilité

Bon niveau d’anglais (oral, écrit)

Outils bureautiques, gestion comptable, outils digitaux

Capacité à travailler en mode projet

Très bonne organisation

Orienté service client

Bonne communication