Assistant(e) de Direction Juridique (APAC/Europe)Paris, France #LI-HybridVous apporterez un soutien aux membres de l'équipe de la Direction juridique, en assumant la responsabilité d'une grande variété de tâches administratives et organisationnelles, en travaillant avec un haut niveau d'autonomie et d'initiative pour assurer l'efficacité maximale département.

DÉCOUVREZ votre opportunité Quelles seront vos responsabilités essentielles ? Réunions et communication internes :- Assister la direction juridique de manière générale et spécifiquement dans le cadre de la préparation et de la rédaction des courriers, rapports et autres documents tels que les ordres du jour, les comptes-rendus de réunions, etc.- Concevoir des présentations power point avec un haut niveau de professionnalisme et de précision.- Gérer le courrier du département juridique et assurer le suivi des documents pour la certification notariale et l'apostille en France (y compris les coursiers et DHL)- Gérer les rapports et documents confidentiels du conseil d'administration et de la direction générale, en toute discrétion. - Agir en tant que point de contact du département juridique sur divers projets- Organiser les communications de l'équipe dans Teams, les mailings, etc.

Admininistratif :- Gérer l'agenda et organiser des réunions virtuelles et en présentiel selon les besoins de l’équipe- Gérer le calendrier des vacances de l'équipe juridique - Réserver tous les voyages/conférences/séminaires nécessaires pour l'équipe conformément à la politique de l'entreprise. Coordonner les itinéraires de voyage et s'assurer que les visas/documents sont en place- Configurer les profils des cabinets d’avocat sur le système de facturation électronique Thomson Reuters Legal Tracker et procéder à la vérification de leur facturation. Traiter de manière proactive les questions soulevées en interne et en externe par les utilisateurs du système- Assister l'équipe APAC - Europe pour les dépenses dans le logiciel COUPA- Faciliter et coordonner les processus d'entrée et de sortie des membres de l'équipe- Organiser le classement et l’archivage des documents du département- Veiller à ce que l'espace de bureau du département soit adapté aux besoins et entièrement équipé (par exemple, commande des fournitures de bureau, etc.).- Aider à la planification des événements de l'équipe juridique (sur site ou hors site)- Assurer la gestion des lecteurs partagés, des groupes Teams, de la base de données des contacts, etc.Vous serez rattaché(e) au General Counsel, APAC Europe et vous apporterez également votre soutien au Global DPO pour les tâches administratives. 

PARTAGEZ votre talent Nous recherchons une personne ayant les capacités et compétences suivantes :- 2 à 3 ans d'expérience en secrétariat, bonne maîtrise du clavier, de la prise de notes, de la grammaire et du calcul, travail avec un haut niveau de précision et de détail- Anglais et français (langue maternelle ou bilingue)- Capacité à s'organiser avec des compétences certaines en matière de hiérarchisation et de gestion du temps, et à accomplir des tâches dans des délais restreints. - Capacité à établir des relations de travail efficaces (internes/externes), à établir une crédibilité auprès d'un groupe de clients large et exigeant.- Aptitude à communiquer efficacement, en faisant preuve de discrétion dans les relations avec les collaborateurs à tous les niveaux de l'entreprise.- Prise d’initiative tout en travaillant efficacement au sein d'une équipe.- Résilience et adaptabilité face aux changements de conditions et de priorités- Très bonne maîtrise des logiciels Microsoft, en particulier Word, PowerPoint et Excel.

Soyez acteur de votre avenirAXA XL est la Division grands risques du Groupe AXA, connue pour trouver des solutions aux risques les plus complexes.Nous proposons des solutions et services d’assurance/réassurance innovants dans plus de 200 pays et territoires pour des entreprises de taille moyenne jusqu’aux plus grandes multinationales.Comment ? En combinant une plateforme d’idées basées sur des données concrètes, une technologie de pointe et les meilleurs talents, tout cela dans un espace de travail agile et inclusif. Nous avons développé un service client de qualité dans toutes nos branches d'activité - dommages, risques professionnels, lignes financières et risques spécialités.Grâce à une approche innovante et flexible, nous nous associons à ceux qui font avancer le monde.Pour en savoir plus, consultez le site axaxl.com

Responsabilité sociétale d'entreprise

Chez AXA XL, notre approche de la responsabilité sociétale d'entreprise (RSE) est la même que notre approche client : nous cherchons constamment à apporter des solutions innovantes aux problèmes les plus complexes dans le monde. Qu'il s'agisse d'offrir notre expertise, nos produits ou nos services pour aider à améliorer la compréhension et la réponse au changement climatique, notre stratégie « Notre Impact. Notre avenir » met en cohérence les questions clés de notre activité (le climat, l'accès à l’eau et la résilience financière) et contribue à l'objectif du Groupe AXA : "Agir pour le progrès humain en protégeant ce qui compte".-    Le climat : Nous réduisons notre empreinte carbone, protégeons les écosystèmes et étudions comment notre activité peut contribuer à construire un monde meilleur.-    L'accès à l’eau : Nous développons la résilience à l’égard de l'eau là où elle est - et sera - la plus nécessaire.-    La Résilience financière : Nous contribuons à créer des opportunités pour les personnes sans emploi ou sous-employées, afin qu'elles soient mieux préparées aux changements inattendus.-    AXA Atout cœur : Nous avons mis en place des programmes de bénévolat et de dons caritatifs pour aider nos collègues qui le souhaitent à soutenir les causes qui leur tiennent le plus à cœur, programmes connus sous le nom de "AXA Atout coeur". -    Pour plus d'information, veuillez consulter la section "Responsabilité sociétale d'entreprise" sur notre site web.

Inclusion et diversitéAXA XL s'engage à respecter l'égalité des chances en matière d'emploi et prendra en considération les candidats sans distinction de sexe, d'orientation sexuelle, d'âge, d'ethnie et d'origine, de statut marital, de religion, de handicap ou de toute autre critère discriminant.  Chez AXA XL, nous savons qu'une culture d’intégration et des collaborateurs d’horizons divers sont essentiels à notre réussite et à la croissance de notre entreprise. C'est pourquoi nous avons pris l'engagement d'attirer, de développer, de faire progresser et de fidéliser des collègues d’horizons les plus divers possibles tout en créant une culture d'intégration où chacun peut s'épanouir pleinement dans son environnement professionnel et atteindre son plein potentiel. Il s'agit de s'entraider - et d'aider notre entreprise - à aller de l'avant et à réussir.-    Cinq groupes de ressources professionnelles (Business Resource Group) sur les thématiques suivantes : le genre, les LGBTQ+, la diversité culturelle, le handicap et l'inclusion, avec 20 sections dans le monde entier.-    Un accompagnement de l’entreprise dans les modes d’organisation de travail flexibles-    Des avantages améliorés pour en matière de congés pour raisons familiales -    Présence de l’entreprise à l'index des meilleures pratiques en matière de diversité-    Signataire de la charte « Femmes dans la finance » (Women In Finance), initiative britannique-    Pour en savoir plus, consultez axaxl.com/about-us/inclusion-and-diversity. AXA XL offre une égalité des chances en matière d’emploi.