Office Manager H/F

L’Anap est une agence publique d’expertise et de conseil. Elle est au service des établissements de santé et médico-sociaux qu’elle soutient dans l’amélioration de leurs organisations. L’Anap accompagne la mise en œuvre des grandes réformes de transformation impulsées par les pouvoirs publics. Son action se décline autour de trois axes :

• La conception de contenus opérationnels sur les enjeux de performance d’aujourd’hui et de demain : publications, podcasts, webinaires, autodiagnostics…
• La mise en réseau des professionnels : communautés de pratique, réseaux d’experts, événements et webinaires…
• L’appui sur le terrain : pour accompagner les établissements dans leurs projets de transformation à travers la mise en place d’une démarche structurée et impactante.

Rejoindre l’Anap, c’est intégrer une Agence en plein essor et une équipe dynamique qui travaille sur la totalité des enjeux hospitalier et médico-sociaux d’aujourd’hui et de demain : finance, ressources humaines, numériques, immobilier… avec une vraie politique de service public. Rejoindre l’Anap, c’est participer à l’amélioration de notre système de santé.

Pour permettre à nos collaborateurs et au directeur général de travailler dans les meilleures conditions, nous recherchons un office manager.

Assistant(e) du directeur général

Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous assurerez les missions suivantes :

• prise de rendez-vous et organisation de l’agenda (rendez-vous internes et externes, réunions, récurrences, visios, déjeuners)

• gestion des déplacements du DG, et des notes de frais

• rédaction de courriers

• préparation du conseil d’administration

• tenue des fichiers d’envoi VIP

• accueil physique et téléphonique

Services généraux

Sous la responsabilité du secrétaire général, vous assurerez les missions suivantes :

• gestion des achats, des stocks internes et suivi logistique des achats de prestation

• gestion des fournisseurs administratifs et techniques (commande, livraison, réception colis etc.), hors SI

• gestion de l’entretien et de la maintenance des locaux

• gestion et dispatch du courrier

• gestion des badges d’accès aux locaux

• rangement et archivage

• relations avec le bailleur

Vie de l’agence

En coordination avec les ressources humaines, vous :

• proposerez des animations originales pour faire vivre le bureau,

• organiserez les évènements (afterwork/anniversaire/célébrations etc.),

• serez force de proposition pour améliorer le bien-être des collaborateurs,

• participerez aux projets transverses en vue d’améliorer continuellement la vie du bureau,

• participez à l’accueil des nouveaux arrivants.

Vous êtes une personne à l’écoute, joyeuse, empathique et bienveillante.
Autonome, proactif(ve), rigoureux(se), organisé(e), vous êtes capable de travailler avec une grande réactivité.
Vous êtes dynamique, débrouillard(e) et force de proposition pour faciliter le quotidien.
Vous avez le sens des priorités et de la confidentialité.
Une expérience professionnelle est souhaitée dans le domaine de la gestion, l’assistanat et/ou de la communication.