Herramientas digitales: domínalas para triunfar en tu nuevo puesto

¿Cómo dominar las herramientas digitales de la empresa?

Dos de cada tres personas tienen más miedo al primer día de trabajo que a una entrevista. Y no es de extrañar: al incorporarse a un nuevo puesto, la cantidad de información, procesos y herramientas de uso diario que debemos asimilar puede resultar abrumadora. Para que logres adaptarte cuanto antes, una de las claves es ponerse al día de las herramientas digitales que utiliza la empresa: sistema de correo, uso de WhatsApp, aplicaciones para pedir días de vacaciones… ¡Aprende a dominarlas rápidamente y podrás dar lo mejor de ti mucho antes!

Qué son las herramientas digitales

Las herramientas digitales son todas aquellas aplicaciones y sistemas informáticos que la compañía utiliza para sus procesos. Y en cualquier oficina hoy en día, eso quiere decir… casi todo. Las herramientas digitales definen cómo se comunican los miembros de la empresa, cómo deben pedir vacaciones, cómo conseguir formación, cómo almacenar datos, y una infinidad de cosas más.

Aunque suene a algo sofisticado, lo cierto es que la mayoría de ellas son las que utilizamos a diario en nuestra vida privada: Whatsapp, Gmail, Dropbox… Pero cada empresa opta por sus preferidas y las utiliza de una manera diferente. Así que en el momento en que ponemos el pie en nuestro nuevo trabajo, es importante averiguar qué uso da la empresa a cada una de estas herramientas.

Las habilidades digitales son, cada día más, una necesidad para cualquier tipo de profesional. Según refleja un informe de la OCDE, entre 1995 y 2015 la proporción de personas que usan un ordenador en el trabajo pasó de ser del 40% a superar el 60% en todo el mundo. Y es que cada vez estamos más conectados, y esto está cambiando con rapidez la manera en que trabajamos.

Las principales herramientas digitales que usan las empresas

Cada vez cambiamos más a menudo de trabajo. Los jóvenes que se han incorporado recientemente al mercado laboral tendrán hasta 11 trabajos diferentes a lo largo de sus vidas, según la consultora McKinsey, por lo que la habilidad para sumergirnos en nuevos entornos y asimilar nuevas herramientas se volverá pronto imprescindible en el ámbito laboral. Entre las más habituales, se encuentran:

1. Herramientas para trabajar desde cualquier lado

Las herramientas digitales ayudan a los trabajadores a manejar lo más preciado para las empresas de la era de la información: sus datos. Ya sea desde la oficina, desde el móvil o cuando trabajas desde casa –una situación que en España ya representa uno de cada 14 trabajadores– conocer las herramientas para acceder a los documentos de la empresa puede ayudarte a hacer tu trabajo de manera más eficiente y evitar pérdidas de tiempo.

  • Almacenamiento en la nube

Aplicaciones como Google Drive, OneDrive o Dropbox permiten guardar en un servidor conectado a Internet todos los documentos que queramos, para poder acceder a ellos desde cualquier lugar. Aunque parecen muy similares, cada una de estas aplicaciones tiene modos distintos de añadir comentarios o compartir documentos de manera pública para hacerlos accesibles a personas de fuera de la organización.

Un consejo para el primer día en la oficina que sirve para todas ellas: descárgate la aplicación de escritorio de la herramienta que utilice tu empresa. Así podrás arrastrar documentos a una carpeta del ordenador que se sincronizará automáticamente con el servicio en la nube, sin necesidad de entrar en el servicio a través del navegador.

  • Herramientas para conectarte como si estuvieras en la oficina

Pregunta cuál es el sistema utilizado para conectarte desde casa al entorno digital de la empresa. Muchas empresas usan VPN, un sistema de conexión segura que normalmente requiere configuración o la instalación de un pequeño programa en tu ordenador. De este modo, podrás acceder al disco duro compartido de la oficina desde cualquier lado.

Otras compañías usan entornos virtuales a los que se accede a través de una verificación de dos pasos: no solo es necesario introducir una contraseña, sino que debes identificarte con el móvil, ya sea introduciendo un código que recibes por SMS o a través de una aplicación específica.

  • Paquete de ofimática

Es el clásico editor de textos, hoja de cálculo, software para presentaciones, etc. El más popular es Office360, el paquete de Microsoft que incluye Word, Excel, Power Point, entre otros programas. Sin embargo, en los últimos años está tomando fuerza la suite de Google. Los paquetes actuales incluyen opciones que merece la pena estudiar según nuestras necesidades, como la posibilidad de editar simultáneamente un documento por parte de varias personas o de conversar por el chat de la aplicación.

2. Canales de comunicación interna

El protocolo de comunicación interna es uno de los ámbitos que más varían de empresa a empresa y cuyo dominio es clave para estar al tanto de todo lo que pasa en la oficina.

  • Gestor de correo electrónico

Hoy en día los gestores de correo electrónico más usados por las empresas forman parte de los paquetes de ofimática, así que, también aquí, Office365 y su omnipresente Outlook son los reyes, aunque muchas empresas prefieren usar Gmail.

Conocer bien la herramienta puede ayudarte a gestionar mejor tus e-mails para evitar perder tiempo, sacarle el máximo partido al gestor de tareas o al calendario, y asegurarte de que no pierdes ningún correo por falta de espacio en el servidor (las empresas suelen poner un límite de volumen por trabajador que, una vez alcanzado, no permite recibir más mensajes).

  • Sistemas de chat internos

Una de las tendencias que está tomando más fuerza en los últimos años son los sistemas de comunicación internos que van más allá de los e-mails. Se trata de aplicaciones que permiten organizar mejor las conversaciones (ordenarlas por temas o por equipos) y que permiten a los colaboradores expresarse con más rapidez y eficacia. ¿Has pensado alguna vez cuánto tiempo ahorraríamos si dejáramos de escribir “Hola de nuevo” o “Un saludo” en cada e-mail que mandamos al jefe o a un compañero que está en nuestra misma planta?

El más popular es Slack, seguido de Microsoft Teams, una aplicación similar creada por el gigante estadounidense en 2017 a raíz del éxito de la primera. Ambos tienen versiones gratuitas que incluyen la mayor parte de sus funcionalidades.

  • Herramientas de gestión de equipos

Otra de las aplicaciones de la que más se habla últimamente es Trello, un software para gestionar equipos de manera más eficaz e intuitiva. Permite por ejemplo al líder de un equipo crear listas de tareas que puede asignar a diferentes miembros y disponer de información instantánea de cuál es la tarea que cada compañero está realizando en cada momento. Tiene además multitud de funcionalidades que merece la pena explorar. Otra aplicación popular que cumple con el mismo objetivo es Asana, aunque su interfaz y funcionalidades son algo diferentes.

  • Aplicaciones de mensajería instantánea

En algunas compañías (especialmente en las de menos tamaño) es común utilizar aplicaciones como WhatsApp para comunicarse de manera más rápida. La clave consiste en informarse de qué grupos existen en la empresa para no perderte ninguna información relevante. También es importante conocer la política de uso de estas aplicaciones. ¿Se aceptan mensajes graciosos en el chat de grupo? ¿Están reservadas para la coordinación en casos de emergencia o para eventos especiales?

  • Redes sociales internas

Muchas grandes empresas tienen su propia red social interna. Una de las más extendidas es Yammer que, con una interfaz similar a la de las plataformas sociales más conocidas, permite que los miembros de la organización compartan información con todos los compañeros de la empresa o dentro de grupos en torno a un tema de interés, un departamento o un proyecto concreto. ¿Por qué las usan las empresas? Un estudio de la consultora de comunicación APCO concluye que facilitan la colaboración, hacen que los empleados se sientan más cerca de sus empleadores y ayudan a la fidelización de los trabajadores.

3. Herramientas de Recursos Humanos

Se trata de aplicaciones que ayudan en esas tareas administrativas que, si bien son importantes, también conviene poder realizarlas con la mayor agilidad posible.

  • Gestión de nóminas y vacaciones

Lo más común es que la empresa tenga contratado un paquete que englobe todas las necesidades del departamento de Recursos Humanos, donde cada trabajador pueda realizar el control de la hora de comienzo y fin de su jornada laboral (obligatorio en España desde mayo de 2019), consultar su nómina, comunicar vacaciones y ausencias, e incluso los gastos que la empresa deberá reembolsar. Algunas de las más populares son SAP, la plataforma Sage, Meta4 o Factorial.

  • Formación y desarrollo

También hay empresas que tienen suscripciones a plataformas de aprendizaje online como LinkedIn Learning (antes llamado Lynda), Coursera, edX o Moodle. Y para que puedas mantenerte informado de la actualizada, merece la pena preguntar si la empresa tiene suscripciones a medios nacionales e internacionales o incluso a agregadores de contenido, como PressReader, donde se pueden leer cientos de periódicos de todo el mundo.

La lista de herramientas digitales que una empresa puede llegar a utilizar es realmente larga y el uso que les da cada compañía puede variar. Así que, durante tus primeros días o semanas en la empresa, lo importante es que te centres en las más utilizadas en el día a día. Poco a poco podrás ir descubriendo todas las funcionalidades avanzadas para exprimirlas al máximo y que se conviertan en el trampolín para tu trabajo diario.

Foto de WTTJ

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Ivo Cabral

Periodista freelance

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