Syndrom věčného odkládání: Jak překonat blok z úkolu, do kterého se nám nechce?

Určitý úkol můžeme odložit, protože si myslíme, že jej ještě nemusíme splnit, jelikož jiné úkoly se nám zdají důležitější, nebo se jednoduše chceme vyhnout zátěži způsobené výzvou. Pokud se nad tím však pozastavíte, možná zjistíte, že za odkládáním demotivujícího úkolu stojí fyzické nebo mnohem častěji psychické motivy, které řídí vaše rozhodnutí.

Často necháváme své emoce a negativní myšlenky, aby nám bránily v plnění toho, co musíme udělat. Máme tendenci se vyhýbat úkolům, které jsme identifikovali jako ty „postrádající hodnotu“. Strach a nízké sebevědomí jdou s odkládáním úkolu často ruku v ruce. A to následně může vést k tomu, že je pro nás obtížné překonat trvající prokrastinaci.

Ve studii z roku 2013 vědci Pychyl a Sirois zjistili, že prokrastinaci lze chápat jako nadřazenost krátkodobé nápravy nálady před dlouhodobým sledováním zamýšlených akcí. Zjednodušeně řečeno, prokrastinace je o soustředění se více na okamžitou naléhavost zvládání negativních nálad než na pokračování v úkolu.

Tři opakující se zabijáci

Na začátek si uveďme, co se za takovým úkolem vlastně může skrývat. Expert na firemní kulturu zaměřující se na strategii organizace Jiří Doležal uvádí tři časté typy úkolů, které neplníme včas, odkládáme je donekonečna a jen pomyšlení na ně nám málem způsobí nepřekonatelné bolesti hlavy.

Příprava na meeting

„První, co vidím stále dokola, je obyčejná příprava pro meeting. Asi není firma, kde by si leader nepřál, aby lidé chodili na schůzky připraveni. A přesto je běžné, že se to neděje. Často se nám do tohoto úkolu nechce, protože víme, že nám projde být nepřipravený. Nějak to okecáme. A protože víme, že to projde nám, víme, že to projde ostatním. Tak proč se snažit,“ konstatuje Jiří Doležal.

U tohoto typu úkolu je nebezpečné, že občas padne žolík a na porady budeme muset začít chodit více připraveni. Najednou se začíná projevovat tlak, aby příprava byla. A to začíná narušovat váš time-management, protože vidíte, že dobrá příprava vyžaduje čas, a ten pro ni nemáte vyhrazený. Je důležité zmínit, že to není o tom, že lidé jsou flákači, naopak se může jednat o top performancera.

Kousavá administrativa

Druhý typ úkolu, který se často odkládá, jsou administrativní úkoly, typicky spojené s databázemi a jejich vyplňováním, případně reporting. Zejména u obchodníků, kteří jsou nastaveni na proklientskou práci a často takovému typu úkolu dávají možné minimum své pozornosti a nadšení. Administrativní úkoly mají mnohdy v myslích lidí nálepku jako něco, co se bere jako podružné k roli, jež má naplnit jiné cíle.

Nové a málo časté

Třetí typ úkolu, do něhož se nám typicky nechce, je úkol mající strategický rozměr. Tedy se jedná o nějaký nový úkol či ne tak často opakovaný. Úkol většinou v naší hlavě zní, že vyžaduje delší množství času, nemáme jasnou představu dobrého výsledku, ale tušíme, že to bude mentálně náročné. Prostě úkol, kde nemáme zajetou rutinu.

„Strategické úkoly vyžadují větší množství energie, a proto při rozhodování, do kterého úkolu se pustím dříve, je často snazší dát přednost operativnímu úkolu, který ani nemusí být můj oblíbený, ale znám ho, už jsem ho dělal a tedy vím, jak k němu přistoupit,“ uvádí Doležal.

Pět kroků vedoucích k efektivní práci s odkládanými úkoly

Pokud vás pracovní úkoly začnou bavit, budete také čilejší v oblasti efektivity, v rámci komunikace s kolegy a klienty a prezentace nových nápadů.

Zkuste najít v úkolu to pozitivní

Místo toho, abyste podlehli rozptylování, chvíli se zastavte a zamyslete se. Proč musíte dělat tento úkol, který nechcete? Protože je na vašem seznamu úkolů, nebo protože někdo jiný chce, abyste jej splnili? Zkuste si říct, k čemu je daný úkol dobrý, komu nebo čemu bude ku prospěchu a obecně si zvědomte, jaké jsou vaše úkoly, které neděláte v čase a kvalitě tak, jak byste si je představovali.

„Vezmu si svůj kalendář, jdu do detailu úkolů a zanalyzuji si, co který úkol vyžaduje, kdy a jak k němu přistupuji v rovině akce a v rovině mého postoje k danému úkolu, co si o daném úkolu myslím,“ doporučuje Doležal. Dovednost plánování je ve výsledku zobrazena ve vašem kalendáři. Co v něm máte, dokážete efektivně splnit. Což nás dostává k dalšímu bodu.

Kalendář jako nástroj k vytvoření návyku

Jiří Doležal radí, že úkoly, do kterých se vám nechce, byste měli mít ve svém kalendáři v co nejvíce stejnou dobu se stejným rytmem opakování. „Pokud vím, že musím vyplňovat databázi, v kalendáři bych měl mít jasný a opakující se termín, kdy to dělám. V okamžiku, kdy si uvědomím, že čtvrtek 14.00 mám každý týden meeting sám/sama se sebou pro konkrétní aktivitu, mám vyhráno. Začínám využívat sílu návyku, tedy automatického fungování mozku. Nebudu se tak muset příliš do ničeho nutit a řešit, že se mi nechce. Prostě to dělám,“ dovysvětluje Doležal.

Dělejte si pravidelné přestávky

Stejně jako u jakéhokoli jiného stroje potřebuje mozek jak aktivní, tak i nečinný čas. „Během aktivní fáze využívají neurony živiny, které jsou dodávány krví do vašeho mozku, aby dobře fungovaly. Ale když jsme unavení nebo ve stresu, tyto živiny se přesunou do nejdůležitějších orgánů. To nechává naše sofistikovanější mozkové sítě, jako jsou ty, které se podílejí na kreativních nápadech, správném rozhodování nebo učení se novým informacím, hladovět a znamená to, že náš výkon klesá. Pokud si chcete udržet svůj výkon po celý den, dělejte si časté přestávky – ideální je deset minut každou hodinu. Váš mozek je ráno ve svém nejúčinnějším stavu, takže si naplánujte náročné aktivity na začátek dne nebo hned po přestávce,“ říká neurovědkyně a koučka se zaměřením na pracovní výkonnost a wellbeing Gabija Toleikyteová.

Splňte úkol po dílčích krocích

U odkládaného úkolu se často stává, že naši drahocennou energii spotřebujeme na analýzu práce jako celku, a k samotnému úkolu se tím pádem nedostaneme. Odkládané úkoly si však můžete zkusit rozdělit do menších úseků. Pokud se nám zdá úkol nepřekonatelný, aktivuje centra bolesti v našem mozku a zvyšuje pravděpodobnost, že budeme prokrastinovat. Malé krůčky tak pomáhají výkonným centrům mozku, která k dokončení úkolu potřebují specifické příkazy.

Odměňte se za splnění úkolů

Podle koučky Toleikyteové je produktivita v práci důležitá, protože plnění úkolů aktivuje v mozku centra odměn. Dokonce i úkoly, které byste normálně považovali za nudné, vám po dokončení dodají dopamin, což vytváří pocit úspěchu, potěšení a motivace. Navíc naše mozkové krevní cévy jsou rozšířené, když si užíváme to, co děláme, což poskytuje mozku více paliva. „Abych ale neměl pouze pocit stroje, potřebuji si nashromáždit radost – co se mi povedlo a za to se ocenit. Tedy potřebuji návyk, ve kterém si na konci dne vyhodnotím dle kalendáře, jestli jsem splnil sliby, které jsem si dal. A ty oslavuji. Radost mě bude uvolňovat, čímž umožním, aby mohla proudit kreativita a byl jsem mentálně vůbec schopný vidět jiná řešení situace,“ uzavírá Doležal.

Takže s chutí do ubíjejícího úkolu, a nejen půl je hotovo! Pokud se naučíte efektivně využít svůj time-management, najdete v úkolu pozitiva a odměníte se, otravný úkol nebudete vnímat jako otravný, ale přijmete ho automaticky do své běžné rutiny.

Foto: Thomas Decamps for Welcome to the Jungle
Sledujte Welcome to the Jungle na Facebooku, LinkedInu nebo Instagramu a nenechte si ujít žádné novinky.