Nous recherchons un(e) Office & Facilities Manager enthousiaste et très organisé(e) pour superviser la bonne coordination de notre bureau parisien chez YouGov

Le poste d’Office & Facilities Manager est placé sous la responsabilité du Regional Office & Facilities Manager EMEA (basé à Cologne), mais également sous celle du Directeur Général France, basé à Paris. La personne qui occupera ce poste sera responsable du maintien des normes les plus élevées dans le bureau de Paris pour l’équipe locale et les visiteurs

Gestion du bureau

- Gestion quotidienne du bureau de Paris. Assurer son bon fonctionnement, y compris, mais sans s’y limiter, la gestion des fournisseurs et des fournitures, du bail, de l’entretien, du respect des consignes de santé et de sécurité, etc.

- Sous la direction du Regional Office & Facilities Manager EMEA et du Directeur Général, assurer l’utilisation maximale de l’espace de bureau tout en créant un lieu de travail fonctionnel et accueillant

- Organisation des événements pour les YouGovers : par exemple after-works, Christmas party, déjeuners au bureau, etc. afin d’accroître l’engagement social de l’équipe, en lien avec les initiatives globales du groupe (cf. calendrier des événements sociaux)

- Gestion des emails adressés à ‘Info - YouGov.fr’

Gestion des installations

- Apporter un soutien aux projets de rénovation, d’amélioration et, le cas échéant, de relocalisation des installations

- Examiner les dépenses par rapport au budget, analyser les écarts importants et en rendre compte tout en proposant des solutions

- Gérer la planification budgétaire des coûts en lien avec les installations. A ce titre, s’assurer de la bonne gestion de toutes les factures entrantes via la bonne utilisation des systèmes internes de gestion

- Analyser et proposer les améliorations pertinentes aux processus existants, y compris, mais sans s’y limiter, tout ce qui a trait à la santé et la sécurité

- Assurer le respect total de la législation française pour toutes les questions liées à la santé et à la sécurité au bureau

Support informatique

- Sous la direction du Responsable des Technologies de l’Information (basé à Londres), tenir à jour le registre des biens pour l’équipement informatique et garder trace de tous les changements

- Assurer la gestion du matériel informatique pour les nouveaux employés et ceux qui quittent l’entreprise (ordinateurs portables & matériel informatique)

Finances 

- S’assurer du bon respect des mécanismes de bons de commande et de factures pour le bureau

- S’assurer de la mise à jour des documents YouGov disponibles dans les plateformes clients (Provigis par exemple)

- Traiter et suivre les dépenses en lien avec la carte de paiement du bureau

Soutien aux RH

- Accompagner l’équipe des Ressources Humaines lors de tâches bien spécifiques (par exemple l’élection des délégués du personnel, la mise à jour de la base de données des visites médicales obligatoires, etc.)

- Accompagner les nouveaux arrivants dans leur prise de poste en s’assurant de la bonne disponibilité du matériel informatique, du respect des formalités administratives et de l’assimilation des processus internes (Desk Booking System, demande de congés payés, RTT, etc.)

- S’assurer de la bonne tenue des formalités de départ pour ceux qui quittent l’entreprise

- Une première expérience réussie dans une entreprise internationale  et dynamique

- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office : Word, Excel, Outlook et Power Point

- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale. Maîtrise du français et de l’anglais

- Capacité à hiérarchiser les priorités, aptitude à gérer plusieurs tâches en même temps le cas échéant, respect des timings

Poste basé dans les bureaux de YouGov France, à Paris