Pour te donner un peu de contexte, Vroomly est présent dans 2 bureaux : à Paris 🇫🇷 notre bureau historique avec 70 personnes et à Lisbonne 🇵🇹 ouvert il y a 1 an avec déjà 35 personnes!

Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons notre futur.e. HR Ops pour rejoindre notre équipe RH (composée de Emma, DRH; Marie, HR Manager; Margaux, TAS et Gabriel, Chargé de Recrutement).

En tant que Chargé.e RH, tu seras basé.e à Lisbonne et tu seras responsable de la gestion de la paie et de l’admin pour nos 2 bureaux ainsi que de garantir le bien-être et le meilleur environnement de travail à chacun (organisation d’évènements et de rituels, gestion des bureaux etc..).

Tes missions seront :

• Gestion de la paie :

  • Préparer et vérifier les paies mensuelles : suivi de process de paie, collecte et saisie des éléments variables de paie.
    Tu travailleras avec Payfit pour la paie française et avec un cabinet de paie pour la paie portugaise.

  • Suivre les congés payés et les avantages sociaux conformément aux réglementations locales (mutuelle, transport et tickets restaurant).

  • Suivre les obligations légales relatives à l’employeur (réglement intérieur, taxe apprentissage etc.).

Pour cela tu travailleras notamment en collaboration avec l’équipe finance et notre cabinet de paie.

• Gestion admin RH & coordination de l’onboarding / offboarding :

  • Assurer la gestion admin lors des arrivés et des départs : préparation des contrats, création des dossiers salariés, démarches d’embauche ou de départ etc..

  • Gérer et administer les changements qui peuvent intervenir dans la carrière des salariés (ex: avenant).

  • Être le point de contact pour nos nouveaux salariés (gestion du relocation package, aide sur les démarches admin).

Tu seras de plus l’interlocuteur.trice principal.e pour toutes les questions concernant les sujets admin et paie !

• Centralisation et suivi des data RH :

  • Centraliser et organiser les données liées aux ressources humaines.

  • Assurer la confidentialité et la sécurité des informations RH conformément aux normes de protection des données.

  • Mettre en place des systèmes efficaces de suivi et maintien de la data.

• Office Management et organisation d’évènements :

  • Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux : gestion des commandes de fournitures (notament IT), des stocks, du courrier, des salles de réunions etc..

  • Mettre en place les process adaptés à nos besoins (ex: inventaire informatique, mise en place d’un partenariat avec Apple Portugal etc..).

  • Être le point de contact de nos fournisseurs (courses, fruits, matériels informatiques etc..) et de nos prestatairs (agence immobilière, contrats assurances etc..

  • Travailler sur l’organisation d’évènements internes (ex: team-building, soirées trimestrielles, afterwork etc..).

  • Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs (Welcome pack, ordinateur etc..).

• Tu as une première expérience sur la gestion de la paie et l’admin RH en France (un gros plus si tu as aussi géré un processus de paie international, ou que tu connais la paie portugaise).

• Tu fais preuve d’un excellent relationnel (écrit et oral) pour échanger avec les équipes en interne et les interlocuteurs externes.

• La rigueur et l’organisation n’ont aucun secret pour toi.

• Tu aimes travailler en autonomie sur tes projets et tu n’hésites pas a prendre des initiatives.

• Tu es orienté.e data.

• Tu maîtrises Excel, et idéalement tu connais les outils comme payfit et swile.

• Niveau d’anglais professionnel requis.

1. Appel de présentation avec Margaux (TAS)

2. Echange de mise en situation avec Marie (HR Manager)

3. Echange de fit avec Emma (DRH)