L’entreprise. Chantiers Modernes Nouvelle-Aquitaine, filiale de VINCI Construction en France, est un acteur de la construction ancré en Nouvelle-Aquitaine qui réalise des travaux de génie civil industriel.

Le poste.  La Direction Régionale de la Nouvelle-Aquitaine (122 collaborateurs) recherche un assistant d’agence.

Les missions. Sous la responsabilité à la fois du Directeur d’activité et en lien direct avec les deux Directeurs d’agence de GTM GC NA et de CMNA, vous êtes notamment en charge de :

Secrétariat pour la Direction Régionale :

• Gestion de l’accueil de l’agence, des appels téléphoniques, affranchissement du courrier et distribution, commande des fournitures de bureau
• Assister les directeurs d’agence dans l’organisation de leur quotidien (prises de rendez-vous, agendas, réservations de salles de réunions, réservations et commandes diverses etc…)
• Organisation des manifestations internes ou externes (réservation des hôtels, restaurants, voyages…)
• Partage et diffusion des différentes communications de l’agence (PV de réunions CSE, notes d’accueil, courriers RH…)

Gestion administrative des chantiers :

• Réalisation des DICT, des contrats de sous-traitance et avenants et des demandes d’agrément
• Assurer le suivi administratif des affaires : remplir et suivre les documents liés au chantier (OS, avenants marché, PV de réception …), rédiger les courriers d’affectation des compagnons …
• Etablir et gérer les commandes et contrats en tous genres aux côtés des équipes travaux
• Gestion des conventions de prêt de personnel
• Gestion des conventions de groupement et des sociétés en participation (SEP)
• Facturation clients
• Gestion des sinistres (chantiers, véhicules…), opération de fin de chantier (attestations de travaux, DOE…), suivi des cartes FNTP, classement, archivage et tenue des dossiers

Gestion du personnel : saisie des commandes et suivi des contrats intérim sur le logiciel Pixid, suivi des inscriptions PASI auprès des agences

Gestion des demandes quotidiennes : relation directe avec les Directeurs d’agence, Conducteurs de travaux

Autres missions administratives en lien avec les différents services

Cette liste de tâches est non exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l’activité.

Le profil.

De formation Bac+3 en Assistanat, vous justifiez d’une expérience de 3 ans sur des fonctions similaires et idéalement dans le secteur de la construction.

Vous êtes dynamique, discrète, avec un bon esprit d'équipe. Vos qualités rédactionnelles (e-mail, courrier) et relationnelles, votre rigueur dans les tâches administratives, votre sens de l'organisation et du service seront des atouts majeurs dans la réussite de vos missions.

Une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Teams) et de la bureautique est requise. La connaissance du logiciel Chorus (facturation de marchés publics) est un plus.

La maîtrise de l’anglais est un plus.

Poste basé à Pessac (33).