Afin d’accompagner notre développement, nous créons le poste d’Office manager / assistant.e de gestion (H/F).

Rattaché.e à la Direction Générale, vous assurez la gestion administrative de l’entreprise (boutiques et atelier de production) et optimisez le bon fonctionnement de nos activités.

Véritable point de contact administratif, vous êtes l’interface privilégiée des équipes internes, des prestataires et des partenaires externes.

Pour cela :

• Vous assurez la gestion administrative : traitement des courriers et mails, suivi des fournisseurs et des commandes. Vous gérez les différents abonnements, contrats fournisseurs, baux commerciaux et planning des maintenances techniques.

• Vous numérisez et classez les différents documents (justificatifs, factures, notes de frais…). Vous préparez les éléments nécessaires au cabinet comptable. Vous vérifiez des bons de commande et les bons de livraison entre nos différentes sociétés (atelier vers boutiques). Vous établissez les virements et les relances nécessaires.

• Vous suivez les tableaux de bord des ventes : vous vérifiez les ventes et les rapports de caisse transmis par les boutiques. Vous analysez les écarts éventuels.

• Vous prenez en charge la gestion des commandes des boutiques. Vous centralisez les commandes de matériels et fournitures et assurez la coordination logistique entre les différents établissements.

• Vous organisez les déplacements professionnels (billets de train, hôtels).

• Vous gérez les devis pour les commandes spéciales de cookies (grosses commandes BtoB) : élaboration et transmission des devis et des factures, coordination des commandes avec l’atelier.

• Vous assurez la réception des appels téléphoniques.

• Vous êtes en contact avec nos équipes internes, l’équipe RH et communication et les différents prestataires (comptables, éditeurs, société de nettoyage, informatique, équipes techniques…).

A votre arrivée, vous serez formé sur nos process et nos outils.

Diplômé Bac + 2 minimum, vous possédez une première d’expérience significative d’au moins 2 ans sur un poste similaire. Vous maîtrisez Word et Excel. Force de proposition, organisé et autonome, vous faites preuve d’écoute et de qualités relationnelles. Vous êtes reconnu pour votre discrétion et le respect de la confidentialité.

CDI à temps plein – 35 heures par semaine. Poste à pourvoir avant le 1er juillet.

Poste basé à Marcq-en-Barœul (59), à 10 mn à pied du Tramway (arrêt Brossolette), parking gratuit disponible si vous venez en voiture.

Salaire fixe en fonction de votre niveau d’expérience (entre 28K et 32K)

Avantages : Tickets restaurant + prise en charge de 60 % du prix du transport en commun + Mutuelle… et des réductions sur les cookies !

Dans un premier, vous serez contacté.e par notre recruteuse.