Votre rôle est central pour assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise, tant sur le plan administratif que logistique et opérationnel.

A.    Pilotage de la Gestion des Locaux et des Sinistres.

• Suivi et gestion des aménagements : Superviser l’entretien, l’aménagement et l’optimisation des espaces de travail.

• Gestion des sinistres locaux : Être l’interlocuteur unique pour la déclaration, le suivi et la résolution des sinistres (dégâts des eaux, bris de glace, dégradations).

• Interface Assurances : Gérer les contrats d’assurances, monter les dossiers de remboursement et assurer la liaison avec les experts.

• Maintenance et Prestataires : Piloter les interventions techniques (climatisation, électricité, sécurité incendie) et évaluer la qualité des prestations.

B.    Support à la Direction et Communication.

• Accueil et Filtrage : Réceptionner les appels, filtrer les sollicitations et accueillir physiquement les visiteurs.

• Production Documentaire : Rédiger des notes, comptes rendus, rapports et supports de communication interne/externe.

• Reporting : Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord, indicateurs de suivi et outils de pilotage de l’activité logistique.

C.    Services Généraux et Logistique.

• Achats : Gérer les stocks et réaliser les commandes de fournitures, matériel et consommables.

• Flotte Automobile : Assurer le suivi et la gestion opérationnelle du parc de véhicules.

• Appels d’Offres : Participer au suivi des procédures d’appels d’offres pour les charges internes.

• Gestion du Courrier : Réceptionner, trier et expédier le courrier et les colis

• Maîtrise de la bureautique : Pack Office complet (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Outils Collaboratifs : Usage expert des messageries, plannings partagés, web conférences et réseaux sociaux d’entreprise.

• Gestion Administrative : Maîtrise des normes rédactionnelles, des techniques d’archivage et de numérisation.

• Rigueur et Organisation : Capacité à prioriser les urgences, notamment en cas de sinistre.

• Confidentialité : Discrétion absolue sur les dossiers de direction.

• Aisance Relationnelle : Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (direction, prestataires, assureurs).

• Esprit d’Analyse : Force de proposition pour améliorer les procédures internes