Office Manager

SPALLIAN est une PME 100% française qui associe trois activités principales :

• Le conseil en sûreté et sécurité publique à travers sa filiale, ALTHING,
• La data analyse et l’édition de logiciels de data visualisation : l’équipe data analytics travaille une matière première : la donnée, confiée par des clients, ou collectée en open data. Pour la mettre en valeur, un logiciel qui grandit chaque jour avec l’équipe : Spallian Strategy. Cette plateforme permet de créer rapidement et à moindre effort des interfaces web interrogeant des données, du simple tableau de bord à l’application sur-mesure aux fonctionnalités avancées.
• TellMyCity, une application citoyenne pour faciliter le dialogue ville / citoyen.

Notre ambition : une meilleure connaissance des territoires au service des collectivités, entreprises, institutions et organismes ayant à cœur le développement économique et social des territoires.

Nous recrutons un·e stagiaire Office Manager pour renforcer l’équipe formée par la comptable, la responsable de facturation et le directeur administratif et financier ainsi que l’assistante administrative sur différentes missions :

Assistance administrative :

• Assurer le traitement du courrier,
• Gérer l’accueil,
• Faciliter la facturation,
• Veiller à l’actualisation des documents administratifs,
• Accompagner les consultants pour la partie administrative des réponses aux appels d’offre,

Moyens généraux :

• Gérer les stocks de fournitures de bureau pour veiller à ce que chaque collaborateur dispose des conditions matérielles nécessaires,
• Coordonner les commandes de matériels et être le principal interlocuteur des prestataires (aide-ménagère, café, fournisseurs…),
• Être garant de la maintenance générale des locaux au quotidien.

RH :

• Arrivées et départs : collecte des informations préalables, organisation du poste de travail, mise à jour du livret d’accueil et du trombinoscope, …
• Accompagner les stagiaires de courte durée à la découverte de l’entreprise.
• Les missions sont évolutives selon votre aisance et votre attrait pour les sujets !

Nous recherchons une personne :

• Autonome et organisée,
• Proactive,
• Chaleureuse et bienveillante,
• Empathique et à l’écoute des autres.

Etape 1 : Entretien téléphonique avec Pauline Nicolas, office manager & assistante de direction

Etape 2 : Entretien en présentiel avec Arnaud Chapey, directeur général délégué

A l’occasion de votre passage dans les bureaux, une rencontre informelle autour d’un café/thé peut également être organisée avec des collègues que vous côtoierez dans ce poste !