DESCRIPTIF DU POSTE

Au sein du département RH de Solidarités International et sous l'autorité du/de la Référent.e Administration des RH & Voyages, le/la Chargé.e de voyage est responsable de l'organisation administrative et opérationnelle des déplacements des personnels siège et expatrié.es de l'association en France & à l'international.

Le/la Chargé.e de voyage est également l'interlocuteur.trice privilégié.e des agences de voyage partenaires en matière de gestion des voyages.

Il/elle participe aux projets du service Administration des RH & Voyages et du Département RH.

Gestion administrative des départs

• Constitue les dossiers administratifs des expatrié.es
• Créé et envoie les documents administratifs nécessaires aux coordinations RH pays
• Participe au suivi mensuel des départs

Organisation logistique des déplacements des salariés

• Obtention des visas
  • Prépare et suit les demandes de visa en lien avec les acteurs internes et externes nécessaires à celles-ci
  • Créée et met à jour les procédures d'obtention de visa pour les pays dont il/elle a la charge
  • Est force de proposition en cas de blocage d'une procédure visa

• Gestion des déplacements
  • S'assure de la réservation des billets d'avion
  • En lien avec le/la Coordinateur.trice RH et/ou Directeur.trice Pays, met à jour les procédures administratives d'entrée des pays dont il·elle a la charge
  • En concertation avec l'agence de voyage, suit l'évolution générale des ouvertures & fermetures d'aéroport et est force de proposition dans les alternatives qui peuvent être apportées.
  • Est force de proposition sur les compagnies à privilégier, en faisant une analyse des risques habituelles (liés aux avions, contexte, immigration).
  • S'assure de la réservation des hôtels & met à jour le tableau de suivi des réservations
  • Effectue le rapprochement entre les réservations et la facturation des vols et des hôtels
  • Valide les notes de frais expatriées au retour de mission
  • S'assure de la bonne diffusion des informations nécessaires et d'une coordination fluide avec les missions et les différent.es interlocuteurs.trices du siège
  • Est en appui des salarié.es du siège en cas de questions sur leurs déplacements
  • Est en appui des missions sur l'achat des billets de break famille sur le terrain

Tenue de la caisse RH et des dépenses

• Assure la gestion de la caisse en lien avec le Département Administratif et Financier
• Est responsable de la facturation mensuelle des hôtels et des compagnies aériennes

Définition de la stratégie, politiques, cadres & procédures des RH

• En lien avec la stratégie et le plan annuel du Département, participe à la définition de la stratégie et le plan annuel du service Administration des RH & Voyages
• Participe à la définition et à l'évolution des politiques, cadres et procédures dans la gestion des voyages
• Participe aux projets d'amélioration constante des politiques, cadres et procédures dans la gestion des voyages
• Participe à la définition et au suivi des tableaux de bord voyage, ainsi qu'à leur analyse

Lien avec nos prestataires externes et le réseau inter-ONG

• Participe à la collaboration active avec nos prestataire.s externe.s (billetterie & hôtellerie) pour échanger sur les fonctionnements et améliorations possibles
• Entretient des liens étroits avec les services voyages des autres ONG

VOTRE PROFIL

• Formation : bac+3, formation de type BTS
• Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants (Word, Excel & Outlook),
• Maîtrise de l'anglais indispensable
• Réactivité, rigueur, très bonne capacité d'anticipation, très bonne organisation et coordination, bonne communication
• Bonne capacité de priorisation. Bonne résistance au stress.

Un plus :

• Expérience au sein d'un service de voyage dans une Organisation Humanitaire ou dans un autre type d'organisation

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Poste basé au siège de Solidarités International, à Clichy la Garenne (Métro Mairie de Clichy)
• Contrat - Statut cadre - CDD Remplacement congé maternité - 4 mois minimum
• Rémunération brute mensuelle de : 2865 € ou 2985 € (2 échelons) en fonction de la grille en vigueur au siège
• Possibilité de télétravail : 12 jours de Télétravail par mois
• Congés : 2,0833 CP /mois et 1 jour de RTT / mois complet de travail
• Mutuelle (80 %), tickets restaurant (60%), titres de transport (50%) pris en charge par l'association

COMMENT POSTULER

Vous reconnaissez-vous dans cette description ?

Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation.

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.

Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d'échéance de l'annonce. Merci de votre compréhension.

Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org

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Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d'abus - tout acte d'exploitation, d'abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l'encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d'intérêt non déclaré, financement d'activités portant atteinte aux droits de l'homme - qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l'égard de tout type d'abus, particulièrement des actes de SEAH.

Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.

Solidarités International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse - all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights - that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of abuse, notably acts of SEAH.

Solidarités International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.