Date de prise de fonction souhaitée : 15/10/2021
Durée du stage : 6 mois
Localisation : siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy

Votre travail sera basé au siège de SOLIDARITÉS INTERNATIONAL. Vous assisterez le service Audit Interne de l’association dans le domaine spécifique de la gestion des archives et participerez ainsi à diverses missions internes et objectifs de redevabilité externes de l’organisation.

Intégré au Service Audit Interne de l’ONG, vous serez amené à collaborer avec les différents départements et pays d’intervention de Solidarités International. Vous soutiendrez son action grâce à une gestion efficace de la documentation, nécessaire pour répondre efficacement aux exigences internes et externes qui pèsent sur nos différents départements. L’audit interne est impliqué sur de nombreux chantiers internes captivants qui vous permettront de découvrir les enjeux actuels de l’aide humanitaire et de ses intenses évolutions.

DESCRIPTIF DU STAGE

Principaux objectifs du stage :

• Participer activement à l’amélioration des fonctionnements de l’organisation sur la gestion des archives
• Développer des connaissances sur les processus d’audits et de redevabilités dans le secteur humanitaire ;
• Connaissance et analyse des procédures d’archivages de Solidarités International ;
• Développement d’outils effectifs et de modules de formation sur la gestion des flux d’archives ;
• Assister le/la Chargé(e) d’Audit Interne et les autres membres du service dans l’exécution des tâches nécessaires au suivi de la conformité ainsi que sur la mise en œuvre des chantiers du service Audit Interne ;
• Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain) sur la gestion des archives ;

Principales tâches :

• Support au développement et à la diffusion d’outils et procédures dédiés à une gestion efficace des archives.
• Participer aux échanges avec le terrain sur la gestion des flux d’archives.
• En collaboration avec le département logistique, réceptionner les archives du terrain arrivant au siège de l’association.
• Contrôler la qualité et la désignation des archives réceptionnées.
• Assurer la manutention, l’aide au chargement et déchargement des camions de livraisons, ainsi que la mise en carton et l’étiquetage des archives réceptionnées.
• Organiser et ranger l’espace de stockage dédié aux archives.
• Mettre à jour quotidiennement la base de données des archives : enregistrement des mouvements de cartons en stock, intégration des nouvelles archives, etc.
• Participer à la gestion des communications avec le prestataire de stockage externe lors de commandes d’archives ou besoins d’externalisation.
• Contribuer à la réponse aux audits externes et autres exigences de redevabilité en mettant à disposition les archives nécessaires lorsque requis par les responsables concernés.
• Proposer des améliorations aux bases de données d’archives.
• Contribuer aux processus de numérisation des archives disponibles au siège.
• Participer aux briefings des expatriés sur les normes internes d’archivage.
• Assister le/la Chargé(e) d’Audit Interne sur les chantiers du service Audit Interne.
• Participer à des réunions et autres évènements de la vie associative.

Apports du stage :

• Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain ;
• Découvrir les différents métiers de Solidarités International ;
• Appréhender les enjeux de Redevabilité d’une ONG et y participer activement ;
• Connaître les exigences des bailleurs de fonds ;
• Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission humanitaire ;
• Contact direct avec le terrain ;
• Maitrise des procédures internes de Solidarités International ;
• Développer une autonomie et une expertise sur les techniques d’archivages ;

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %

• Formation ou expérience en métiers des archives et ressources documentaires (DUT, Licence professionnelle, etc) de préférence ;
• Formation ou expérience dans la logistique et plus spécifiquement la gestion de stock, appréciée ;
• Aptitude physique à la manipulation manuelle de charges ;
• Compétences rédactionnelles, de synthèse en français et en anglais ;
• Maîtrise des outils bureautiques courant : Windows (Word, Excel, power point); Internet et courrier électronique (Outlook) ;
• Sens de l’organisation et capacité à suivre et mettre en place des procédures indispensables ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Esprit d’équipe et aisance relationnelle ;
• Autonomie et proactivité ;
• Sensibilité pour le secteur de l’associatif et de l’humanitaire appréciée ;

Vous reconnaissez-vous dans cette description ? Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation !

Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org