En proche collaboration et avec le soutien de l’équipe de l’Impact Unit PACA, votre mission consiste à apporter un appui à la gestion administrative, financière et logistique des activités Simplon PACA, notamment des actions de formation.

MISSIONS

Placé·e sous la responsabilité de la Responsable de Campus et en relation directe avec les Chargé·e·s de projet formation et la Responsable des Opérations, l’Assistant·e Chargé·e d’administration :

• Assiste la Responsable de Campus dans la gestion et le suivi administratif et financier des projets et des actions de formation, dont le reporting et l’appui au montage des contrats d’alternance ;
• Constitue et suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés ;
• Enregistre et met à jour les informations & documents dans les outils les bases de données dédiés selon les procédures Simplon ;
• Appuie l’équipe dans l’établissement des devis et factures ;
• Est garant·e de la centralisation et du bon classement de l’ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables, notamment des fiches de présence des apprenant·e·s, les contrats et les pièces financières ;
• Collecte et archive l’ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires de Simplon PACA et notamment les informations et documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux ;
• Veille à la conformité des dossiers et au respect des délais, s’inscrit dans la démarche qualité et l’amélioration continue, participe au traitement des écarts, alerte en cas de risques ou de non-conformités repérées ;
• Participe aux démarches logistiques du fonctionnement quotidien des fabriques, notamment lors d’un lancement de formation ou lors d’évènements ponctuels ;
• Assure des missions transversales de l’Impact Unit PACA et du siège de Simplon.

Ces activités et missions ne sont pas exclusives. L’Assistant·e Chargé·e d’administration pourra assurer des activités complémentaires pour contribuer au bon fonctionnement des fabriques et de Simplon.

COMPÉTENCES REQUISES

• Utilisation d’outils bureautiques et collaboratifs (suite Google - traitement de texte, tableur, google drive…), aisance informatique permettant de s’adapter aux différents outils numériques et plateformes
• Techniques de gestion administrative
• Proactivité, autonomie, rigueur, capacité à trouver des solutions,
• Gestion des priorités, planification et respect des délais, organisation de son travail
• Compréhension des enjeux liés à la formation professionnelle dans les territoires
  Intérêt pour la culture numérique et l’innovation sociale
• Aptitudes relationnelles, écoute, capacité à travailler en équipe (collaboration, communication)

EXPÉRIENCE REQUISE :

Expérience d’au moins 3 ans en matière de gestion administrative sur un poste similaire, idéalement dans le champ de la formation professionnelle.

CONDITIONS:

Type d’emploi : CDD de 6 mois (renouvelable)
Lieu : Marseille
Date de début souhaitée : ASAP
Salaire : entre 30 et 34K€ selon profil (base annuelle)
Convention collective Syntec