Missions et activités principales

Sous la responsabilité du responsable de l’établissement, vous aurez pour activités principales la gestion administrative de l’établissement de LYON (30 personnes), la préparation des offres commerciales, des missions en lien avec les projets et affaires et des missions spécifiques transverses.

Activités du poste :

Missions liées à l’établissement :

• Assurer le bon fonctionnement de l’établissement (accueil, gestion des appels, courriers, achats ...)
• Organiser les déplacements des collaborateurs
• Assister les collaborateurs dans la préparation de réunions (contenu, logistique...)

Missions Commerciales – Affaires/Projets :

• Télécharger les dossiers de consultation des entreprises et assister les responsables d’offres dans la préparation des offres (pièces administratives, montage complet de l’offre, envoi et suivi, alimentation de notre outil CRM)
• Concevoir les fiches de références et suivre les certificats de capacité en collaboration avec les chefs de projet
• Suivre les documents administratifs et spécifiques liés aux fournisseurs et sous-traitants
• Accompagner les chefs de projet dans le suivi de leur comptabilité analytique

Missions spécifiques transverses :

• Etre le Référent du pôle assistanat (6 assistantes / 6 établissements) sur des sujets inter établissements et des sujets en lien avec le groupe sur un périmètre à définir en fonction des appétences du candidat.

De formation supérieure de niveau bac+2/3 en secrétariat - assistanat de direction, vous avez une expérience similaire réussie d’au moins 3 à 5 ans. Vous avez déjà travaillé dans le domaine des appels d’offres (marchés publics et privés), et vous êtes doté(e) de fortes capacités de rigueur et d’organisation.

De plus, vous maîtrisez l’expression écrite et orale (orthographe et grammaire) et les outils informatiques et bureautiques de type pack office (vous êtes à l'aise sur Excel notamment pour réaliser des formules).

Vous êtes reconnu pour vos qualités de dynamisme, de réactivité et de rigueur.
Vous savez gérer les priorités.

Vous avez un bon niveau d’Anglais écrit et oral.
Enfin, vous appréciez travailler en équipe.
Nous étudions avec la plus grande attention les candidatures des talents en situation de handicap et leurs éventuels besoins spécifiques.