La Direction Générale recrute un(e) Secrétaire des instances, en charge du secrétariat du Conseil d'Administration (CA) et des commissions.

Vous aurez pour missions :

- La gestion du planning et le suivi des réunions du CA et des commissions

- La réalisation des courriers et documents relatifs au CA et aux commissions

- La gestion et le suivi de l'Extranet CA

- Les relations avec les Services de la CARSAT pour la préparation des réunions (ordre du jour, documents …)

- La prise de notes lors des réunions et de la retranscription

- La rédaction des PV

- Suivi de l'envoi des PV à la tutelle (Mission Nationale de Contrôle)

- Le traitement et mise à jour des informations dans les outils métiers

- La logistique liée à l'organisation des réunions (préparation de salle, enregistrement …)

- Les travaux classiques de secrétariat

- Suivi des interventions des administrateurs

Compétences

Titulaire d'un diplôme en rapport avec les activités, vous avez une expérience significative dans un emploi similaire. Vous devez posséder un bon niveau de maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint …) et savoir vous adapter aux logiciels informatiques et aux nouvelles technologies (exemple : gestion et alimentation du site extranet dédiés aux administrateurs).

En raison des activités de rédaction de Procès Verbaux et de comptes rendus détaillés, vous avez une expérience confirmée dans ces activités qui de ce fait vous avez développé une forte aisance rédactionnelle et une parfaite maitrise de la langue française.

Vous démontrez de réelles qualités d'autonomie. De surcroît vous faites preuve d'une grande rigueur et de capacité d'organisation afin de gérer l'ensemble des échéances et délais incompressibles. Réactif(ve) et disponible, vous êtes capable de vous adapter aux situations d'urgence.

Sachant faire preuve d'initiative, vous saurez apporter une réponse adaptée aussi bien lors des relations téléphoniques que lors des questions posées par des correspondants internes ou externes.

Grâce à votre aisance relationnelle, vous saurez créer et entretenir des relations de qualité avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.

En raison de la nature des activités, ce poste requiert une discrétion absolue.

Informations complémentaires

oste à pourvoir en CDD dans le cadre d'un remplacement congé maternité.

Durée à minima de 5 mois à compter de début juin.

Poste temps plein, non éligible au télétravail, basé au siège à Villeneuve d'Ascq.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Rémunération : 2 026.56€ annuel brut par mois et gratification annuelle proratisée (si présent au 30/9 + ½ mois de salaire)

Avantages complémentaires : prime d'intéressement, titres restaurant, horaire variable, RTT, mutuelle entreprise

Date limite de candidature (CV + LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE) : 21/04/2024

La procédure de recrutement comprend la passation d'un cas pratique métier et d'un entretien.