Missions :

1) Assurer l'assistanat de la direction générale

• Assurer le secrétariat de la direction générale : messagerie électronique, accueil téléphonique, suivi du courrier, etc.
• Préparer les réunions de la direction générale : planification, organisation opérationnelle, compte-rendu, suivi des décisions et échéances, etc.
• Préparer les dossiers de la direction générale : compilation des documents nécessaires, reprographie ou mise à disposition par voie électronique, etc.
• Prendre en charge les opérations administratives en lien avec la direction générale : suivi des infractions routières des conducteurs du siège, préparation des délégations, compilation des éléments nécessaires à l'évaluation annuelle des salariés rattachés à la direction générale, préparation de l'intégration des nouveaux collaborateurs en lien avec la RH, etc.

2) Assurer la gestion opérationnelle du Conseil

• Assurer le secrétariat de la Présidence, du Conseil et des instances liées
• Organiser et gérer les réunions du Conseil et des commissions : planification, procès-verbaux, relevé et suivi des décisions, etc.
• Assurer les opérations de gestion administrative du Conseil : dépôt de documents sur les plateformes dédiées, gestion des comptes des conseillers, gestion du paiement des frais des conseillers, etc.

3) Assurer la logistique du siège

• Suivre les opérations d'achats et de marchés concernant le bon fonctionnement du siège, en lien avec le service dédié : carte achat, approvisionnement des consommables, contrat d'affranchissement, etc.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du siège : gestion des véhicules de direction, opération de logistique quotidienne, etc.

Informations complémentaires :

Mentions légales

L'UGECAM Ile de France est attachée au respect de la diversité sous toutes ses formes, à la lutte contre les discriminations, à favoriser la parité Femme/Homme et à garantir un environnement de travail de qualité.

A l'UGECAM Ile de France, seules vos compétences et votre motivation comptent : cet emploi est ouvert à toutes et à tous et fera l'objet d'une adaptation du poste de travail si nécessaire.

La candidate ou le candidat retenu(e) devra se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité des Systèmes d'Information de l'organisme (et sera tenu au secret professionnel).

Informations complémentaires :

Rémunération :

Niveau : 5B - 5C - 6 selon profil

Fourchette entre 40 et 45 K€ brut annuel selon profil

Selon Convention Collective de la Sécurité Sociale

Etablissement : Siège Social

Lieu d'exercice : Montreuil

Poste à pourvoir pour : Immédiatement

Compétences requises :
SAVOIRS :

• Parfaite maitrise de l'orthographe, bon niveau de syntaxe et vocabulaire
• Maitrise des fonctionnalités des outils bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
• Connaitre les techniques de secrétariat : présentation documents et classement, etc…

SAVOIRS FAIRE :

• Accueillir et orienter les personnes vers le bon interlocuteur
• Rédiger et mettre en forme tout type de documents
• Savoir rechercher les informations adaptées à la réalisation du dossier et les analyser
• Faire preuve d'organisation et d'autonomie dans la gestion des échéances

SAVOIR FAIRE RELATIONNEL :

• Faire preuve de rigueur, discrétion, fiabilité et respect des règles de confidentialité.
• Gérer les priorités et le reporting à sa hiérarchie
• Travailler en équipe
• Faire preuve d'autonomie et d'initiative

Formation

Bac + 2 dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat

Expérience de 5 à 10 ans sur un poste équivalent obligatoire