Mission/Activités

Ce poste de niveau 5A, a pour vocation d'assurer le secrétariat :

• De la Directrice adjointe et des instances de sa direction ;
• Du directeur de l'action sociale.

Aussi, les missions qui seront confiées à la titulaire demandent une certaine
polyvalence et une maitrise du poste d'assistante de direction. En effet, le/la titulaire
se verra confier différents dossiers à part entière qui relèvent des deux directions dont
il/elle aura la charge.

Comme le reste de l'équipe, le/la titulaire devra assumer les missions issues du socle
d'activités transverses :

• Secrétariat : courriers, suivi des messageries mails de directeur, agendas,
  préparation d'instances et de rendez-vous internes et externes
• Ordonnancements
• Diffusion des publications internes via M@doc
• Suivi des informations du réseau (Syrion)
• Gestion des heures Supplémentaires
• Courriers (saisie, arrivées, départs)
• Contribution à la préparation du Comité de direction (récollement des notes
  présentées au Codir pour les secteurs d'affectation)
• Suivi des Balfs : Direction, Présidence
• Suivi des agendas, messagerie (alerte ADD), organisation de réunions
• Rédaction de courriels ou de courriers
• Participation et/ou prise en charge de l'organisation d'événements de direction
  (quel que soit la direction)
• Participation et/ou prise en charge de l'organisation de certaines instances
  internes ou réunions externes (de type partenariales)
• Soutien aux directeurs dans la conduite de leurs projets : planification de réunions, invitation, gestion logistique, préparation de powerpoint ou autres outils bureautiques, prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu.

A noter :

• Le/la titulaire assurera également la suppléance d'une autre assistance dans le cadre de la continuité d'activité au sein du service,
• Le poste proposé est éligible au télétravail,
• Un tuilage sur les dossiers est à prévoir dès la prise de poste.

Compétences

Ce poste nécessite de maitriser parfaitement :

• La suite office (Outlook, Word, Excel, power point…)
• Les outils collaboratifs : teams, sharepoint, planner…
• La planification et l'organisation de réunion (gestion logistique, préparation de power point, prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu)

Le candidat doit être titulaire d'un diplôme de niveau bac+2 en assistant de direction et justifier d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.

Ce poste nécessite de maitriser parfaitement :

• La suite office (Outlook, Word, Excel, power point…)
• Les outils collaboratifs : teams, sharepoint, planner…
• La planification et l'organisation de réunion (gestion logistique, préparation de power point, prise de notes, saisie et diffusion du compte-rendu).