Sous l’autorité de la responsable des programmes et en coopération avec un certain nombre d’autres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet pédagogique, vous assurerez notamment les missions suivantes :

Fonctions spécialisées d’assistanat pédagogique (spécialité administration publique - 2ème année) :

• Accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par téléphone ou par courrier électronique, et orientation vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po ; en lien avec le service d’accueil des enseignants de Sciences Po, accompagnement administratif des enseignants, remboursements de frais;
• Gestion des rentrées universitaires semestrielles (deux rentrées par an) : création et paramétrage des unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles horaires d’enseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances, réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement, suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des étudiants ;
• Concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord de gestion de l’activité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec les autres services de la direction de la formation, préparation et suivi des élections des délégués dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à disposition de matériel pédagogique, organisation de séances de rattrapage, préparation des examens intermédiaires, suivi de l’assiduité et gestion de la scolarité des étudiants dont aménagement et césure;
• Gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des élèves et contrôle de l’assiduité, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la préparation des jurys de diplôme.

Fonctions classiques de secrétariat :

• Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous, accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique, photocopies, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc. ;
• Participation à la réalisation d’activités de secrétariat concernant des dossiers
  propres au programme et à l’École.

Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1200 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.

La Direction de la formation a pour missions principales d'organiser les cursus et de les mettre en œuvre, de l'admission des étudiants jusqu'aux différents diplômes qui jalonnent leur parcours à Sciences Po. Elle est composée de plusieurs directions, centres et services. Au sein de la Direction de la formation, l'École d'affaires publiques (EAP) offre divers programmes accessibles en français ou en anglais, en formation initiale (Master Politiques publiques, Master Affaires européennes) déclinés en spécialités thématiques ou sectorielles (culture, santé, économie, sécurité, etc.).

Les débouchés potentiels de l'École sont nombreux et divers, aux niveaux national,
européen et international : responsables politiques, hauts fonctionnaires, cadres du secteur public et du secteur privé, entrepreneurs sociaux ou associatifs. L'École
compte par ailleurs un Laboratoire de Politiques Publiques (Policy lab) qui développe des outils et méthodes permettant l'innovation pédagogique et la mise en situation des étudiants, au service de l'ensemble des formations dispensées.

• Formation Bac + 2 et expérience significative dans le domaine de l’assistanat,
  idéalement dans une activité similaire ;
• Qualités relationnelles, sens du service, esprit d’équipe ;
• Sens de la communication et notion de la confidentialité forte ;
• Rigueur, qualités d’organisation, de méthode, d’initiative, autonomie ;
• Aptitude à anticiper, gérer et organiser son propre travail seul (e) ou en équipe ;
• Capacité à traiter des dossiers multiples, et à respecter les délais impartis ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Capacité à passer rapidement d’une tâche à une autre ;
• Bon niveau d’anglais requis, B2 minimum, C1 apprécié ;
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messageries électroniques, navigation internet et capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité) ;
• Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus.

Avantages :

• Télétravail (1 ou 2 jours/semaine)
• Rémunération fixe sur 12 mois
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475
  €/an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap