Activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat :

• Agenda, téléphone, accueil, saisie et mise en forme de divers documents (programmes, documentation pédagogique, réponses à appels d’offres, courriers, tableaux statistiques, etc.), photocopies, fournitures, classement, archivage, etc.

Accueil et suivi commercial :

• Relations avec les clients et les prospects, renseignements, orientation, envoi de programmes sur demande, relances téléphoniques ; relecture de brochures de programmes ;
• constitution administrative et mise en forme des dossiers et devis de réponse aux appels d’offres et consultations ;
• réception et suivi des candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes.

Gestion administrative des clients, des stagiaires et des intervenants :

• Inscriptions, établissement des conventions de formation, confirmations, convocations ;
• relation avec les intervenants en appui du (de la) chargé(e) de mission : collecte des programmes et de la documentation pédagogique, confirmations, dossiers administratifs ;
• suivi de la scolarité et des dossiers des participants aux formations diplômantes et certifiantes avec les organismes de co-financement ;
• entretien de la base de données des clients, des prospects et des intervenants.

Support à l’organisation et au suivi des sessions de formation en coordination avec le pôle support :

• planification, réservation des salles, reprographie, organisation des entretiens de sélections et épreuves finales des cycles diplômants et certifiants ;
• traitement des évaluations des actions de formation ;

Participer ponctuellement à des projets transverses.

Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche, Départements). Les actions de formation mises en oeuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issus des secteurs privé et publié, en France et à l'international.
Visant l'actualisation des connaissances et le perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, Executive masters, Certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité,etc. Sciences Po Executive Education est organisée autour de :
- 2 pôles programmes : France et International ;
- Un pôle commercial ;
- Un pôle marketing sales and services ;
- Un pôle administration et finances.

• De formation Bac + 2 , vous bénéficiez d'une expérience significative réussie sur une fonction similaire, et idéalement dans le secteur de la formation continue ;
• Connaissance des dispositifs de formation professionnelle.

SAVOIR-ÊTRE

• Adaptabilité
• Capacité à communiquer, aisance relationnelle
• Polyvalence
• Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité
• Sens de l'organisation, rigueur
• Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services

SAVOIR-FAIRE

• Capacités rédactionnelles
• Outils bureautiques/web et logiciels métier
• Sens du service commercial et de l'accueil