Assistant ou Assistante de Direction H/F

CDI
Paris
Salaire : Non spécifié
Début : 28 janvier 2024
Télétravail occasionnel
Expérience : > 5 ans
Éducation : Bac +2
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Sciences Po
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Sous la direction de la doyenne et du directeur exécutif du PSIA, il/elle sera le point d’entrée auprès de la direction de l’École, et soutiendra son bon fonctionnement en réalisant les missions suivantes :

Gérer l’administration quotidienne des activités de la doyenne et du directeur exécutif :

  • Assister dans l’organisation de ses activités quotidiennes et réaliser un suivi de ces activités

  • Gérer les agendas complexes : organisation et suivi des rendez-vous/réunions

  • Planifier et organiser les déplacements (logistique et modalités), réceptions et déjeuners

  • Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions et séminaires, y compris pour les comités scientifiques et stratégiques ;

  • Organiser la venue de personnalités internes et externes ;

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des visiteurs internes et externes ;

  • Rédiger les courriers et notes en anglais et en français ;

  • Gérer des outils d’aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques)

  • Assurer le suivi budgétaire des dépenses du Doyen et du Vice-Doyen (préparation des notes de frais, relevés de CB, enregistrement des factures) ;

  • Garantir une bonne coordination entre l’École et les différents services de Sciences Po.

Collaborer à des missions transversales au sein de l’équipe :

  • Appuyer la Chargé(e) de relations externes et événements dans le cadre de la préparation d’événements clés (rentrée solennelle, Youth & Leaders Summit, cérémonie de diplomation)

  • En collaboration avec les directions de la formation et de la recherche et des Systèmes d’Information, accueillir tout nouveau collaborateur ou collaboratrice au sein de PSIA et veiller à sa bonne installation ;

  • Relayer les diverses communications internes au sein de l’équipe de PSIA ;

  • Gérer des dossiers spécifiques liés à l’activité de l’Ecole en lien avec les équipes pédagogiques et administratives (à définir) ;<

  • Se mobiliser en mode « projet » et sous la coordination du directeur exécutif en fonction des besoins de l’École ;

  • Gérer et suivre les commandes des fournitures et achats nécessaires au bon fonctionnement de l’école.


Profil recherché

  • Formation Bac+2/3 minimum (ou selon expérience professionnelle) ;

  • Expérience significative dans une fonction équivalente ;

  • Une excellente maîtrise de l’anglais est impérative. La maitrise d’une autre langue sera appréciée;

  • Maîtrise des logiciels bureautiques : Pack office, outils d’assistanat de direction (réservation de déplacements, notes de frais etc.), publipostage etc. ;

  • Capacité d’anticipation, réactivité, disponibilité et sens du service ;

  • Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité ;

  • Dynamisme, rigueur et sens de l’organisation ;

  • Esprit d’initiative, polyvalence, autonomie ;

  • Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services ;

  • Un véritable intérêt pour le secteur de l’enseignement supérieur et notamment de Sciences Po.

Avantages :

  • Télétravail (1 à 2 jours par semaine)

  • Rémunération fixe sur 12 mois

  • Rémunération variable (prime de participation)

  • 40 jours de congés payés par an

  • Protection sociale familiale (mutuelle, prévoyance)

  • Prise en charge de 55 % des frais de transport ou forfait mobilité durable (450 € / an)

  • Carte Ticket Restaurant

  • Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque

  • Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.


Déroulement des entretiens

Vous rencontrerez un représentant de la DRH, le directeur exécutif de PSIA ainsi que la doyenne.

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