Sous la direction de la doyenne et du directeur exécutif du PSIA, il/elle sera le point d’entrée auprès de la direction de l’École, et soutiendra son bon fonctionnement en réalisant les missions suivantes :

Gérer l’administration quotidienne des activités de la doyenne et du directeur exécutif :

• Assister dans l’organisation de ses activités quotidiennes et réaliser un suivi de ces activités

• Gérer les agendas complexes : organisation et suivi des rendez-vous/réunions

• Planifier et organiser les déplacements (logistique et modalités), réceptions et déjeuners

• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions et séminaires, y compris pour les comités scientifiques et stratégiques ;

• Organiser la venue de personnalités internes et externes ;

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des visiteurs internes et externes ;

• Rédiger les courriers et notes en anglais et en français ;

• Gérer des outils d’aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques)

• Assurer le suivi budgétaire des dépenses du Doyen et du Vice-Doyen (préparation des notes de frais, relevés de CB, enregistrement des factures) ;

• Garantir une bonne coordination entre l’École et les différents services de Sciences Po.

Collaborer à des missions transversales au sein de l’équipe :

• Appuyer la Chargé(e) de relations externes et événements dans le cadre de la préparation d’événements clés (rentrée solennelle, Youth & Leaders Summit, cérémonie de diplomation)

• En collaboration avec les directions de la formation et de la recherche et des Systèmes d’Information, accueillir tout nouveau collaborateur ou collaboratrice au sein de PSIA et veiller à sa bonne installation ;

• Relayer les diverses communications internes au sein de l’équipe de PSIA ;

• Gérer des dossiers spécifiques liés à l’activité de l’Ecole en lien avec les équipes pédagogiques et administratives (à définir) ;<

• Se mobiliser en mode « projet » et sous la coordination du directeur exécutif en fonction des besoins de l’École ;

• Gérer et suivre les commandes des fournitures et achats nécessaires au bon fonctionnement de l’école.

• Formation Bac+2/3 minimum (ou selon expérience professionnelle) ;

• Expérience significative dans une fonction équivalente ;

• Une excellente maîtrise de l’anglais est impérative. La maitrise d’une autre langue sera appréciée;

• Maîtrise des logiciels bureautiques : Pack office, outils d’assistanat de direction (réservation de déplacements, notes de frais etc.), publipostage etc. ;

• Capacité d’anticipation, réactivité, disponibilité et sens du service ;

• Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité ;

• Dynamisme, rigueur et sens de l’organisation ;

• Esprit d’initiative, polyvalence, autonomie ;

• Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services ;

• Un véritable intérêt pour le secteur de l’enseignement supérieur et notamment de Sciences Po.

Avantages :

• Télétravail (1 à 2 jours par semaine)

• Rémunération fixe sur 12 mois

• Rémunération variable (prime de participation)

• 40 jours de congés payés par an

• Protection sociale familiale (mutuelle, prévoyance)

• Prise en charge de 55 % des frais de transport ou forfait mobilité durable (450 € / an)

• Carte Ticket Restaurant

• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque

• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Vous rencontrerez un représentant de la DRH, le directeur exécutif de PSIA ainsi que la doyenne.