En tant que Chargé(e) de gestion administrative de nos formations tu as 2 enjeux clés:

• Tu es responsable de la gestion des dossiers de prise en charge des formations des apprenants en veillant à la conformité des procédures auprès des organismes financeurs.

• Tu es le référent interne de nos sessions de formation

Tu joues un rôle essentiel en rendant accessibles les formations pour nos clients grâce à la gestion des outils internes et en permettant la facturation de nos apprenants auprès des financeurs.

En tant que chargé.e de gestion administrative, tu appartiens à l’équipe Opérations, chapeautée par Valentin, notre Operation Manager.

Parmi les missions qui te seront confiées :

• Créer les sessions sur nos différents outils internes pour rendre accessibles les formations auprès de nos clients

• Maintenir le catalogue des formations à jour, en collaboration avec l’équipe pédagogique

• Gérer, traiter et assurer le suivi des dossiers des apprenants auprès des organismes financeurs :

  • Effectuer les dépôts et le suivi des pièces administratives (conventions, factures, etc.)

  • Gérer les retours des Opérateurs de compétences (OPCO)

  • Être le référent auprès de notre comptable pour l’avancement des dossiers de facturation

• Contribuer activement à l’amélioration continue des processus internes liés à l’administratif.

Exemples de missions à mener :

• Assurer la création des sessions de formation grâce à un outil interne.

• Éditer les conventions et les factures en conformité avec les accords établis.

• Déposer les demandes de prises en charge pour nos clients pharmaciens sur la plateforme de l’OPCO-EP (50 demandes par semaine), facturer à l’issue de la formation et gérer les éventuels retours de non conformité.

Ce poste est fait pour toi si tu as ..

• D’excellentes compétences organisationnelles

• Une maîtrise des procédures administratives liées à la facturation et au financement de la formation professionnelle.

• La capacité à interagir efficacement avec les organismes financeurs

• Des connaissances des outils informatiques et logiciels de gestion administrative.

• Un esprit d’équipe, es proactif, et tu as la capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide.

• Un 1er échange avec Lauriane, Responsable RH

• Entretien avec Florence, Manager de l’équipe Customer Care

• Entretien avec Valentin, Operations Manager