Tu es le chef d’orchestre de notre activité de formations synchrones (présentiel et classes virtuelles) à destination de nos clients soignants (infirmiers, médecins, pharmaciens, etc.).

En plus de gérer toute la logistique (organisation des sessions, gestion des formateurs, envoi de goodies, etc.), tu es le point de contact privilégié de nos intervenants formateurs et des stagiaires en cours de formation.

Si tu es prêt(e) à anticiper, organiser et collaborer avec une équipe dynamique et passionnée pour offrir une expérience apprenant unique, on t’attend avec impatience !

Tu seras membre de l’équipe Opérations, sous la direction de Valentin, notre Operations Manager.

Tes missions

Gestion des formations :

• Création des sessions de formation synchrones dans nos outils internes et sur les sites des financeurs.

• Mise à jour de notre ERP Digiforma : création des sessions, inscriptions des stagiaires, envoi des convocations, gestion des formateurs, suivi des apprenants, finances, …

• Génération des conventions de formation auprès des organismes financeurs (FIF-PL).

• Supervision et organisation des classes virtuelles : gestion des calendriers, suivi des formateurs, et paramétrage dans nos outils.

• Suivi post-formation : envoi et récupération des feuilles d’émargement, envoi des attestations de participation, mise à disposition des supports, …

Coordination avec les formateurs :

• Point de contact privilégié des formateurs : suivi des plannings pour assurer leur fidélisation.

• Suivi des contrats et des pièces nécessaires à la collaboration (CV, documents règlementaires, …)

• Gestion des hébergements des formateurs (réservations et suivi).

• Suivi des ressources pédagogiques mises à disposition des formateurs.

• Coordination avec la Talent Acquisition Manager pour anticiper les besoins de recrutement de formateurs.

• Coordination avec la Responsable Comptable pour la gestion des NDF et honoraires des formateurs.

Gestion logistique des formations en présentiel :

• Gestion des lieux de formation : recherche, négociation des contrats et réservation des dates.

• Gestion de la logistique du présentiel : envoi des cartons de goodies/matériel sur les lieux de formation.

• Relation avec les partenaires pour le matériel nécessaire aux formations.

Ce poste est fait pour toi si tu te reconnais :

• Fiabilité et rigueur dans l’exécution des missions : tu es quelqu’un de minutieux, capable de mener à bien tes missions avec une attention particulière aux détails et au respect des délais. Tu sais gérer plusieurs dossiers en parallèle sans jamais négliger la qualité de ton travail.

• Sens de l’organisation : tu sais anticiper les besoins et prioriser les tâches. L’autonomie est une de tes forces, et tu es toujours prêt(e) à prendre les devants pour améliorer les processus ou résoudre les problèmes avant même qu’ils ne se présentent.

• Esprit d’équipe : collaborer avec d’autres te motive. Tu sais travailler avec différents départements et interlocuteurs, dans une ambiance de startup où l’entraide et la communication sont essentielles pour avancer ensemble vers un objectif commun.

• Excellente expression orale et rédactionnelle : tu t’exprimes de manière claire et fluide, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. Cela te permet de collaborer efficacement avec les formateurs, stagiaires et partenaires, tout en rédigeant des documents (emails, convocations, rapports) avec précision et professionnalisme.

• Expérience dans le domaine de la formation ou dans une activité similaire (un plus) : si tu as déjà travaillé dans l’organisation de formations ou dans un environnement similaire, ce sera un atout. Mais plus que tout, c’est ton envie d’apprendre et de t’adapter rapidement qui compte !

• Un 1er échange avec Lauriane, Responsable RH

• Entretien avec Florence, Manager de l’équipe Customer Care

• Entretien avec Valentin, Operations Manager