L'assistant(e) de direction Achats travaille au sein de la Direction Achats indirects et de son équipe. Il/Elle assiste l'équipe de direction pour faciliter la mise en œuvre de leurs missions, prend en charge les tâches organisationnelles, recherche et transmet l'information, résout les problèmes pratiques ou secondaires afin de faciliter le fonctionnement de l'équipe.
Rôle & Responsabilités
L'assistant(e) de direction Achats pilote l'ensemble des activités de support contribuant au bon fonctionnement de la Direction Achats. Il/Elle est responsable des missions suivantes :
Équipe de direction
 Gestion de l'agenda du Directeur et prise en charge des demandes externes de planification de réunions
 Assistance à l'équipe managériale Achats dans ses opérations quotidiennes
 Rédaction des lettres de nomination de l'équipe en liaison avec l'équipe RH.
 Collecte et diffusion des faits marquants Achats, conformément aux pratiques de Safran et sous le contrôle du Directeur Achats

Par ailleurs, l'assistant(e) de direction Achats organise et accompagne les réunions hebdomadaires et mensuelles du Comité exécutif Achats, rédige les comptes rendus et gère le plan d'action et d'amélioration du département Achats. À ce titre, il/elle effectue un suivi périodique, suit l'avancement des actions et fournit des mises à jour régulières de l'état d'avancement.
Opérations
 Gestion de l'ensemble du courrier du service Achats : réception et distribution rapide, gestion des courriers suivis via DHL, FedEx, etc.
 Mise à jour et diffusion de la présentation standard de l'organisation du service Achats et des présentations marketing internes et externes.
 Gestion de la liste actualisée du personnel de la Direction Achats et création des listes de diffusion correspondantes (listes du personnel Achats mondiaux, spécifiques au site, aux produits, aux divisions, etc.).
 Gestion de l'intégration des nouveaux membres de l'équipe Achats sur le site, en liaison avec les équipes RH et l'équipe informatique afin de faciliter leur organisation physique et administrative.
 Gestion des événements Achats internes et externes (séminaires, réunions, cérémonies de remise de prix fournisseurs, etc.).
 Accueil des visiteurs internes et externes.
 Gestion des voyages complexes et des demandes de visas.
 Gestion des mandats des filiales et signature des délégations au sein de l'équipe de direction.
 Soutien à la mise en œuvre des actions de communication, y compris la logistique associée : préparation et diffusion des Buyer's Voices, organisation d'événements internes à la direction. Publication/mise à jour des pages achats sur Insite
 Création des demandes d'achat pour les Achats Safran dans ARIBA et gestion des réceptions correspondantes dans ARIBA et les outils SAP.
 Assistance à l'administration des sites SharePoint.
 Assistance au Responsable du Contrôle Interne en cas de besoin.

Compétences et aptitudes en leadership
 Reconnu(e) pour votre accessibilité et votre réactivité, votre éthique et votre proactivité, vous saurez anticiper ou alerter les managers Achats sur les problèmes ou situations nécessitant une attention particulière.
 Orienté(e) service et résolution de problèmes.
 Autonome et assertif(ve).
 Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
 Sens de l'organisation et rigueur.

Travaillant en collaboration, le/la candidat(e) devra être orienté(e) client et axé(e) sur le service. Une forte capacité de travail et d'adaptation est essentielle. Ce poste exige discrétion et un grand sens de la confidentialité.


Qualifications
 Niveau Bac + 2/3, formation en Administration du Personnel / Management / Assistanat
 5 à 7 ans d'expérience dans une fonction similaire
 Maîtrise du français et de l'anglais
 Connaissance des logiciels ERP (SAP, BAAN)
 Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word et PowerPoint.