Placé.e sous l’autorité du Président de PSL et sous la responsabilité fonctionnelle du directeur de cabinet, le/la responsable des instances a pour missions principales d’assurer la coordination opérationnelle des instances de PSL, tant du côté de l’université que de la fondation :

1) Planification et coordination :

- Organiser les instances et commissions de l'université : conseil d’administration et comités en découlant, comité exécutif, directoire et bureau du directoire, Sénat académique, conseil d’orientation stratégique, conseil de la documentation, commission de déontologie et commission électorale,

* Élaborer un calendrier annuel des réunions en concertation avec les différentes parties prenantes.

* Coordonner, en lien avec les assistantes de direction, les agendas des membres des assemblées et s'assurer de leur disponibilité.

2) Gestion Administrative :

* Préparer l'ordre du jour des réunions en collaboration avec les responsables des différents services.

* Collecter et distribuer la documentation pertinente aux membres avant chaque réunion.

* Rédiger, répertorier et archiver les comptes-rendus des instances

* Tenir des registres précis des délibérations et des décisions prises lors des réunions.

- Constituer les dossiers de demande de distinction honorifiques

- Organiser les cérémonies diverses, telles que les palmes académiques, les vœux du Président

3) Communication et Liaison :

* Servir de point de contact principal pour toutes les questions liées aux assemblées et aux réunions.

* Assurer une communication efficace entre les différents organes de l'université et de ses établissements-composantes

* Collaborer avec les services de communication pour diffuser les informations relatives aux décisions prises lors des réunions.

* Appuyer la stratégie du lobbying.

4) Conformité et Règlementation :

* Veiller à ce que toutes les procédures et les processus suivent les règles et les réglementations en vigueur.

* Assurer le respect des statuts de l'université et des règlements internes lors des délibérations

- Compétences rédactionnelles de haut niveau (courriers, documents administratifs, comptes-rendus de réunion, discours), maîtrise des logiciels de bureautique ;

- Très grand sens de l’organisation ;

- Sens de la communication/relationnel ;

-Très bonne connaissance du monde de l’Enseignement supérieur et de la recherche et de son organisation ;

- Solide culture administrative ;

- Méthode et de rigueur ;

- Gestion de la confidentialité des informations et des données ;