- Accueil physique et téléphonique des usagers :

Accueillir le public avec amabilité

Renseigner le public

Recevoir, filtrer et orienter les appels

Prendre des messages

- Renseignement et orientation du public vers les différents services :

Identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence

Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité

Rechercher et mettre en relation des correspondants

Orienter le public vers les personnes et services compétents

- Gestion logistique du courrier :

Réception du courrier interne et externe pour transmission au service qui l’enregistre

Affranchissement du courrier départ et envoi de colis

Réception des livraisons : contrôle de l’état des colis et de l’adresse

Vente de tickets de transport

- Assistance administrative de services du pôle technique :

service « moyens généraux » :

location et réservation des salles du siège, prêt de matériel

prêt de badges et de clés d’accès aux bâtiments du siège

gestion de la signalétique des bureaux

production de courriers, notes et de projets d’actes administratifs sur logiciel spécifique,

assistance dans les procédures d’achat

affichage règlementaire des délibérations et arrêtés

Rôle de référent(e) Archives suppléant(e)

Extraction vidéo sur réquisition

Sollicitation de SAV par télé-procédure

service « itinéraires de loisirs » :

secrétariat général du service

prises de rendez-vous pour le responsable du service

présence aux réunions hebdomadaires internes, rédaction et transmission de compte-rendu

production de conventions en envoi groupé

rédaction de courriers, notes et de projets d’actes administratifs sur logiciel spécifique

assistance dans les procédures d’achat (devis, factures)

service « gens du voyage » :

présence aux réunions hebdomadaires internes, rédaction et transmission de compte-rendu

production de documents en envoi groupé

rédaction de courriers, notes et de projets d’actes administratifs sur logiciel spécifique

assistance dans les procédures d’achat (devis, factures)

assure les missions d’assistant(e) administratif(ve) également pour le service « systèmes d’information »

participe à la polyvalence en remplaçant les assistants(es) administratifs(ves) du pôle technique notamment durant les congés.

Niveau Bac ;

Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel) et aisance avec les outils informatiques ;

Aisance avec les démarches et formalités administratives dématérialisées ;

Écoute et de pédagogie, excellent relationnel ;

Résistance au stress ;

Discrétion et de confidentialité ;

Rédaction et orthographe parfaites ;

Pratique de l’anglais (niveau B2) ;

Une expérience réussie dans la relation clientèle est exigée ;