À la frontière de la Suisse et à proximité de Genève, la CAPG connaît un fort développement démographique, économique et urbain, et porte des projets structurants dans les domaines de l’aménagement, de la mobilité, de l’environnement et des services à la population nécessitant une organisation et un soutien administratif de haut niveau.

MISSIONS

Sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, vous assurerez un soutien administratif et organisationnel de premier ordre, contribuant à l’efficacité et à la fluidité du fonctionnement de la Direction Générale. Vos missions seront notamment les suivantes :

• Assister le DGS dans l’organisation de son activité quotidienne : gestion d’agenda, préparation des réunions, gestion des priorités, organisation des déplacements ;

• Assurer le secrétariat de direction : rédaction, relecture et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus, présentations, préparation des dossiers (ordre du jour, convocations, supports) ; Gérer les documents structurants de la Direction Générale, en assurer le classement et la disponibilité.

• Enregistrer et dispatcher le courrier « arrivé » de l’établissement et en organiser le suivi

• Contrôler l’ensemble de la production des documents à la signature du Président et du DGS

• Assurer un lien avec les assistantes des membres de la Direction Générale.

• Participer à la coordination transversale de dossiers stratégiques, en lien avec les services et partenaires institutionnels ;

• Suivre les échéances, relancer les services concernés, assurer une traçabilité des dossiers sensibles ;

• Organiser et assurer le bon déroulement des réunions de direction et des réunions de pilotage : convocations, ordre du jour, comptes-rendus, diffusion des documents ;

• Gérer les relations courantes avec les élus, les directions de services, les partenaires externes.

• Contribuer à la circulation fluide de l’information au sein de la direction générale et avec les services ;

• Assurer une veille et recherches d’information : collecter et organiser les données nécessaires au DGS pour la prise de décision ;

• Assurer un appui à a gestion administrative : suivi budgétaire courant de la direction, gestion des fournitures, etc.

CONDITIONS DU POSTE

• Statut : Recrutement par voie statutaire (catégorie B – filière administrative) ou contractuelle (CDD de 3 ans renouvelable)

• Temps de travail : Temps complet.

• Rémunération : Selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale et régime indemnitaire en vigueur (RIFSEEP)

Avantages : Participation employeur à la mutuelle, prévoyance, titres restaurant, CNAS. Prise en charge de l’abonnement transports en commun pour les trajets domicile/travail.

• Localisation : Gex (Ain).

Formation : Bac+2 minimum (BTS Assistant de Manager, DUT Carrières Juridiques ou équivalent).

Une formation complémentaire en administration publique serait un plus.

Expérience : Une expérience significative (minimum 3 à 5 ans) sur un poste similaire, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ou d’un EPCI, est souhaitée.

La connaissance de l’environnement territorial et de ses spécificités serait fortement appréciée.

Compétences techniques :

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.

• Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

• Connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des collectivités.

Qualités personnelles :

• Discrétion et sens de la confidentialité : Ce poste exige un devoir de réserve absolu.

• Rigueur, organisation et autonomie : Capacité à gérer les priorités et à travailler de manière proactive.

• Réactivité et adaptabilité : Aptitude à gérer l’urgence et les imprévus.

• Sens relationnel et diplomatie : Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés, parfois exigeants.

• Esprit d’initiative et force de proposition.

• Polyvalence et capacité à traiter des sujets divers.