MISSIONS PRINCIPALES :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de Pays de Gex Entreprises et renseigner les interlocuteurs sur l’organisation et les missions du service économie

• Gérer le courrier et la liaison avec le siège à Gex

• Renseigner les prospects, les chefs d’entreprises et les partenaires puis les orienter vers le service ou les interlocuteurs et partenaires compétents

• Gérer les réservations des salles de réunions et de formation de Pays Gex Entreprises

• Gérer et mettre à jour des bases de données dédiées aux entreprises, notamment le logiciel métier

• Apporter une aide logistique dans l’organisation des événements de Pays de Gex Entreprises

• Apporter une assistance à la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de classement et de suivi de dossiers

• Renseigner des tableaux de suivi des activités, notamment sur les flux du pôle économie

• Réaliser, mettre en forme et diffuser des travaux de bureautique (notes, courriers, ordres du jour, comptes rendus, présentation Powerpoint…)

• Mettre en forme des projets de délibérations, les décisions, les arrêtés, les enregistrer et les diffuser

• Remplacer ponctuellement l’autre assistante du pôle économie

RENSEIGNEMENTS PRATIQUES

• Lieu de travail : Pays de Gex Entreprises, sur le Technoparc de Saint-Genis-Pouilly

• Temps complet ;

• Horaires de travail : du lundi au vendredi : 8h30-12h et 14h-17h30.

• Poste à pourvoir dès que possible ;

Conditions salariales :

Rémunération statutaire sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs (selon expérience)

Avantages : supplément familial de traitement – chèques déjeuner – participation mutuelle santé et prévoyance – prise en charge de l’abonnement transports en commun pour les trajets domicile – travail – COS/CNAS ;

• Formation et expérience requises dans le domaine de l’accueil et du secrétariat

• Expérience d’au moins un an dans une collectivité territoriale vivement souhaitée

• Maîtriser parfaitement les règles de l’expression écrite (orthographe, syntaxe, grammaire)

• Maîtriser les logiciels de bureautique (Word avancé, Excel, gestion d’agendas électroniques)

• Maîtriser l’anglais (niveau B1 minimum)

• Avoir une grande aisance avec l’outil informatique, maîtriser le fonctionnement d’un standard téléphonique

• Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer

• Faire preuve d’organisation, de rigueur, de réactivité

• Être parfaitement autonome, polyvalent, avoir le sens de l’adaptation, du relationnel, du travail en équipe

• Savoir communiquer avec le public

• Respecter les obligations de neutralité et de discrétion professionnelle