Nous recherchons un(e) Office Manager (H/F) pour rejoindre les équipes de notre bureau de Paris.

Rattaché(e) à la Direction Administrative et Financière, vos missions s’articuleront autour des deux pôles suivants :

1 - Office Management :

• Être garant de l’excellent état général des locaux - espaces collectifs/collaboratifs et bureaux : propreté, rangement des espaces de travail/salles de réunion, maintenance/réparation, renouvellement matériel, etc.,

• Assurer l’accueil physique des visiteurs,

• Gérer le standard téléphonique,

• Gérer le courrier (réception / expédition),

• Gérer la relation avec les différents prestataires et fournisseurs et veiller au respect des accords contractuels (ménage, plantes, maintenance locaux, fournisseur d’électricité, maintenance incendie, etc.),

• Passer les commandes de fournitures (fournitures de bureau, consommables, café, approvisionnement cafétéria, etc.) et gérer les stocks,

• Contribuer à l’organisation des événements internes et externes,

• Gérer la préparation des réunions en interne (salles de réunion, commande plateaux repas, café, etc,),

• Suivre le budget et optimiser les coûts de fonctionnement de l’entreprise,

• Organiser les déplacements des collaborateurs (hôtels, transport),

• Gérer les besoins des autres bureaux du groupe,

• Participer à la recherche de nouveaux locaux (Siège et autres bureaux du groupe).

2 - Administrative Assistant :

Apporter un support RH sur les sujets suivants :

• Gestion administrative des arrivées et des départs (démarches réglementaires d’embauche ou de départ, paramétrage des outils RH),

• Mise à jour des documents de communication RH,

• Gestion adhésions/radiations mutuelle/prévoyance, médecine du travail,

• Gestion de l’accueil physique des nouveaux collaborateurs (livret d’accueil, packs de bienvenue, goodies, etc),

• Gestion des absences et saisie des éléments variables de paie sur l’outil RH de la société,

• Gestion des tickets restaurant (commande nouvelles cartes et rechargement mensuel),

• Gestion des time sheets,

Apporter une assistance administrative sur les sujets suivants :

• Gestion des notes de frais du personnel (vérification, saisie et préparation des virements),

• Rédaction de courriers divers (internes et externes)

• Vous êtes diplômé(e) d’un BAC+2/3 (BTS, Licence au minimum),

• Vous avez une expérience d’au moins 3 années en office management,

• Vous avez le sens du service et accordez de l’importance au bien-être des gens qui vous entourent,

• Vous avez un goût prononcé pour organiser, simplifier et communiquer;

• Vous disposez d’un sens aigu de l’organisation et d’une capacité à traiter un certain nombre de sujets en parallèle sans vous laisser déborder,

• Vous avez un fort intérêt pour les sujets RH et administratifs,

• Vous êtes dynamique et avez une forte capacité d’adaptation,

• Vous êtes organisé(e) et rigoureux(euse),

• Vous êtes force de proposition et faites preuve d**’initiative**,

• Vous êtes orienté(e) solutions,

• Vous avez un sens aigu de la confidentialité,

• Vous parlez anglais couramment et maîtrisez le Pack Ofice.

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Les + à nous rejoindre :

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Rejoindre Orchestra c’est :

• Être acteur d’un secteur en constante transformation,

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• Participer à nos défis d’innovation continue et de conquête de nouveaux marchés à l’international,

• Bénéficier de l’accompagnement, du savoir-faire et de l’expertise de nos collaborateurs les plus expérimentés,

• Mais aussi profiter de notre localisation idéale en plein cœur de Paris, Place de l’Opéra.

• Préqualification de la candidature par un entretien téléphonique

• 1er tour de deux entretiens en présentiel

• 2ème tour d’un entretien en présentiel avec le Directeur Administratif et Financier