Le poste d’OFFICE MANAGER est une fonction support et transverse essentielle à la bonne marche d’une équipe en pleine expansion. Elle relève directement de la direction de l’entreprise.

Les missions confiées relèvent de trois domaines:

Le soutien gestion à l’équipe commerciale:

1. Facturation des prestations aux clients
2. Administration des ventes
3. Suivi des règlements clients

Le soutien en gestion des dirigeants :

1. Mise à jour et exploitation des bases de données de gestion
2. Suivi et contrôle des notes de frais
3. Préparation des règlements fournisseurs

Le soutien logistique des opérations quotidiennes :

Y en a qui appellent ça « les services généraux »
Nous, on a plutôt l’idée que c’est la mission de quelqu’un qui fluidifie le quotidien et qui rend la vie plus agréable à tout le monde !
Accueil téléphonique et physique des clients, logistique des déplacements des collaborateurs en dehors de l’agence, suivi du planning des absences, gestion des consommables, suivi du planning des salles de réunion, organisation des events de l’agence (séminaires d’équipe, anniversaire, réunions clients,…)
Bref, il faut avoir des idées, penser à tout ce qui fait les petites joies du quotidien, …

En général, les gens veulent appeler ce poste assistant(e) ; nous, on y voit plutôt un poste à responsabilité essentiel à la bonne marche de l’agence et à la bonne ambiance générale…
Donc, on cherche bien notre « Office Manager » avec 3 ans d’expérience minimum, idéalement dans une société de services aux entreprises
OK, il faut un sens certain de l’organisation et de la rigueur pour les chiffres
De bonnes capacités rédactionnelles sont un « plus », de même qu’une bonne pratique de la suite bureautique Office de Microsoft est indispensable
Et, à tout ça, il faut ajouter, et c’est tout aussi indispensable, bonne humeur, entrain, altruisme et disponibilité pour les autres !
En échange, on vous promet une super-ambiance et de la confiance partagée !