Chez muchbetter.ai, on grandit vite. On est passés de 3 à 20 en moins de deux ans, et on ne compte pas s’arrêter là.

En tant qu’Office Manager, tu seras la personne qui fait tourner la machine au quotidien. Ton rôle est transversal : tu gères la comptabilité et la facturation, tu coordonnes les recrutements, et tu fais vivre l’équipe et les bureaux. Tu es le lien entre tout le monde.

Tu ne seras pas un·e simple exécutant·e : tu seras un·e pilier opérationnel, au cœur de la vie de la startup.

🚀 Tes missions au quotidien :

Piloter la comptabilité, la facturation et le suivi administratif

• Assurer le suivi de la facturation clients et fournisseurs en lien avec notre cabinet comptable

• Gérer les notes de frais, les rapprochements bancaires et les relances de paiement

• Tenir à jour le CRM et garantir la fiabilité des données commerciales et financières

• Suivre les contrats, abonnements et prestataires (assurance, mutuelle, outils SaaS…)

Coordonner les recrutements et l’onboarding

• Publier les offres, sourcer des candidats et faire le premier tri des candidatures

• Organiser les entretiens et assurer le suivi du process de bout en bout

• Préparer l’onboarding des nouvelles recrues (matériel, accès, accueil, parcours d’intégration)

• Être le point de contact RH au quotidien pour l’équipe (congés, mutuelle, questions admin)

Animer la vie d’équipe et les bureaux

• Organiser les événements internes : séminaires, team buildings, déjeuners d’équipe, apéros

• Faire vivre nos bureaux du 10e pour que l’environnement de travail reste stimulant et agréable

• Être force de proposition pour renforcer la culture d’entreprise et la cohésion à mesure qu’on grandit

• Gérer la logistique bureau : commandes, aménagement, relation avec l’espace de coworking

👉 Ce rôle est central dans notre phase d’accélération. Tu seras la personne sur qui toute l’équipe s’appuie pour que tout roule, et tu auras un impact direct sur notre capacité à bien recruter, bien fonctionner et bien vivre ensemble.

🎯 Ce poste est fait pour vous si vous avez :

• Tu sais gérer plusieurs sujets en parallèle avec méthode et sans perdre le fil. On cherche quelqu’un qui sait prioriser, structurer et avancer en autonomie.

• Tu es à l’aise dans un environnement en construction. Chez nous, les process ne sont pas tous écrits, et c’est justement là que tu interviens pour les poser.

• Tu as un excellent sens du relationnel. Tu sais parler à tout le monde, créer de la confiance, et tu as naturellement ce rôle de liant dans une équipe.

• Tu es rigoureux·se sur la partie chiffres et admin. Facturation, suivi budgétaire, relances : tu gères ça proprement, sans laisser traîner.

• Tu as envie de t’investir dans une startup en pleine croissance, où chaque personne compte et où ton travail a un impact concret dès le premier jour.

• Tu justifies d’une expérience de 2 à 4 ans en office management, opérations ou assistanat de direction, idéalement dans un environnement startup ou scale-up.

• Tu as un Bac +3 à Bac +5 et une bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Bonus apprécié : tu connais des outils comme Pennylane, Qonto, Swile, Notion, ou un ATS (Teamtailor, Welcome Kit…).

Pas besoin de cocher toutes les cases pour postuler. Ce qui compte le plus pour nous : l’envie, la curiosité, l’implication.

💥 Pourquoi nous rejoindre ?

• 🎯 Impact direct : tu es la colonne vertébrale opérationnelle de la boîte — tout le monde compte sur toi

• 🚀 Environnement stimulant : une équipe jeune, ambitieuse, et des bureaux partagés avec d’autres startups pour une vraie énergie collective

• 📈 Évolution rapide : ce poste peut évoluer vers un rôle d’Office & People Manager ou d’Ops Manager à mesure que l’équipe grandit

• 🍽️ Titres-resto Swile, 🩺 Mutuelle Alan

• 💰 Rémunération attractive

Déroulement des entretiens

Notre process est rapide, humain et transparent :

1. Call découverte avec Robin, Chief of Staff.

2. Entretien opérationnel avec Raphaël, notre COO.

3. Entretien culture avec Julien, notre CEO.

4. Entretien RH avec Antoine

5. Réponse finale rapide (en général sous 48h).