Vos missions en quelques mots

Le service d’infrastructure de la défense (SID), service interarmées rattaché au secrétariat général pour l’administration (SGA), est le référent ministériel dans les domaines de la construction, de la maintenance immobilière, de la gestion domaniale et de l’énergie. Il conduit et réalise les opérations d’infrastructure au profit des forces armées, directions et services du ministère des Armées. Il gère, rénove et entretient le parc immobilier de l’Etat occupé par ce ministère.
Le service d’infrastructure de la défense d’Ile de France (SID IdF), assure cette mission sur le périmètre de la région Ile de France et une partie de la région Hauts de France. Il s’articule autour de six unités de soutien de l’infrastructure (USID) : Villacoublay, Versailles, Paris, Creil, Montlhéry et Arcueil ainsi que de quatre sous-direction (Achats et comptabilité, Synthèse prospective planification, Maintenance, patrimoine et Investissements), et d’un service général de soutien de proximité (ressources humaines, moyens généraux).
Au sein de la section soutien de l’USID de Paris, le titulaire du poste a en charge la saisie et la gestion du courrier, ainsi que la saisie et la gestion dans l’outil FD en ligne des données spécifiques aux missions des personnels. Il est chargé du suivi du planning du personnel. Il a en gestion la documentation classifiée. Il accueille les intervenants extérieurs et organise les activités de représentation et de cohésion.
Gérer les courriers “ arrivée “ et “ départ “
Gérer la messagerie officielle de l’USID
Gérer les stocks de fournitures de bureautique de l’USID et passer les commandes de renouvellement annuels
Gérer les effectifs de l’USID (prévisions, rationnaires…) et transmettre les demandes et états au Bureau des Ressources Humaines Régional
Recueillir et transmettre les données de gestion du parc des véhicules affectés à l’USID
Etablir et gérer les demandes dans la base de données EUREKA
Gérer la documentation classifiée
Mettre à jour et faire valider les comptes individuels de récupération d’heures
Tenir à jour les classeurs des notes permanentes
Organiser les activités de représentation et les actions sociales
Accueillir les intervenants extérieurs et les guider
Assurer la saisie et la gestion des données spécifiques aux missions des personnels de l’unité avec le logiciel FD en Ligne
Assurer la suppléance de la correspondante RH lors de ses absences

Profil recherché

Expérience souhaitée dans le domaine du secrétariat / assistance de direction

Compétences attendues

- EXPRESSION ECRITE
- PROTECTION DU SECRET
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- ADAPTABILITE
- REGLEMENTATION NATIONALE ET MINISTERIELLE EN MATIERE D’ACTION SOCIALE
- ORGANISATION ET METHODE
- PROACTIVITE ET FORCE DE PROPOSITION
- EXPRESSION ORALE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE