Vos missions en quelques mots

Vous assistez la sous-directrice et son adjoint dans l’organisation quotidienne de leur travail et réalisez les missions classiques d’un secrétariat, notamment :
- traiter les contacts : gestion des agendas, filtrage et recherche des interlocuteurs, accueil physique et téléphonique ;
- planifier, organiser des réunions (convocations, réservations de salles, gestion des réponses etc…)
- traiter les ordres de mission de la sous-directrice et de son adjoint ;
- suivre en particulier les courriers en relation avec les assistantes des cabinets ministériels et le secrétariat général ;
- mettre en forme des documents et notes, vérifier les chartes graphiques, les formules d’usage et les reprographier pour préparation des parapheurs ;
- gérer le traitement du courrier, départ et arrivée, suivi des parapheurs sortant de la sous-direction ;
- planifier et organiser avec les autres adjoints administratifs de la sous-direction, toute modalité pratique ou action pédagogique autour des applications courrier pour permettre une continuité de service lors de son absence ou de celle de la responsable du courrier. Les chefs de bureaux appuient cette démarche également à leur niveau.

Profil recherché

Vous savez faire preuve d’organisation et de méthode, d’initiatives et de réactivité. Vous avez le sens des relations humaines et respectez la confidentialité des informations.
En ce qui concerne les savoir-faire, vous savez utiliser des logiciels de bureautique et un système d’information spécifique lié à votre domaine d’activité. Vous connaissez les règles de la correspondance administrative.