Vos missions en quelques mots

Principales :
Gestion des courriers entrants et sortants (respect du circuit des parapheurs, enregistrement et archivage des courriers afin de garantir la traçabilité).
Organisation de l’agenda, des réunions et déplacements du chef de service et des membres de la direction.
Accueil téléphonique, demande d’accès au profit de la direction.
Commandes SILLAGE - expression des besoins (commande de véhicules, prestations particulières).
Traitement des demandes d’ordres de mission au profit des agents du SRHC.
Traitant SOPHIA (sécurité).
Traitement de la correspondance, suivi et contrôle des parapheurs papier et par voie dématérialisée (PCRH, Corail).
Mise en forme selon la charte graphique, classement, diffusion et archivage des différents documents.

Annexes :
Gestion des documents classifiés et confidentiels relatifs au personnel (tenue du registre, suivi, etc.).
Gestion des salles de réunion SRHC.
Gestion des réunions du service.
Correspondances.
Assurer la logistique des manifestations organisées par le service (réservations, invitations, accueil, contacts, etc.).

Formations associées à la prise de poste : outils bureautiques et SI spécifiques (ARCADE PCRH, CORAIL, CHORUS DT, SILLAGE, SOPHIA).

Poste permettant d’évoluer vers des fonctions de chef de secrétariat.

Profil recherché

Ce poste requiert une grande autonomie, un sens aigu de l’organisation, diplomatie, réactivité, discrétion et polyvalence.

Expérience souhaitée dans le secrétariat et le soutien.