Vos missions en quelques mots

Accueil téléphonique extérieur et filtrage des communications, assurer l’accueil des visiteurs et les orienter.
Effectuer les mises en route et ordres de missions du personnel.
Établir la SPA (présence/absence des personnels du service)
Préparer le courrier émanant des différents services de l’entité et assurer son expédition.
Ventiler le courrier vers les différents services.
Appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret.
Appliquer les règles du classement et de la gestion des archives.
Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire au secrétariat
Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.
Gestion d’un secrétariat, gestion des agendas et des planning d’activités afférents au secrétariat.
Rechercher l’information identifiée dans les textes officiels, dans Intradef et/ou sur le web afin de renseigner un interlocuteur ou l’autorité hiérarchique

Profil recherché

Expérience dans le domaine du secrétariat

Compétences attendues

- PROTECTION DU SECRET
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
- RESPECT DES DELAIS
- TRAVAIL EN EQUIPE
- RIGUEUR
- ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT
- CONNAISSANCE DE SON ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
- ORGANISATION ET METHODE