Vos missions en quelques mots

Sous l'autorité directe de la Cheffe de Cabinet, le titulaire du poste assure le secrétariat de la direction générale.

Organisation et gestion :

Organiser et gérer dans l'intégralité le conseil d'administration en liaison avec la cheffe de cabinet

Gérer les agendas (rendez-vous, déplacements et réunions)

Suivre les saisines en liaison avec la cheffe de cabinet : interventions, CADA, Défenseur des droits etc.

Préparer les réunions (convocations, préparation des dossiers, installation et remise en état des salles) et organiser les déplacements (commandes de billets/hôtel, programme,...)

Coordonner l'ensemble des services pour l'organisation des réunions et la préparation/suivi des dossiers de la direction générale

Gérer le personnel du Cabinet sous l'autorité de la Cheffe de Cabinet (tableaux des congés, commande cartes cadeau, chèque déjeuner...)

Commander les fournitures

Secrétariat :

Rédiger et mettre en forme des documents, notes, comptes rendus

Traiter le courrier arrivé et départ

Classer et archiver

Vérifier les parapheurs (forme et orthographe)

Accueil :

Gérer les appels

Accueillir et recevoir les visiteurs

A noter : remplacement de la Cheffe du Cabinet et de la 2ème assistante de direction lors des absences (congés ou autres). A titre exceptionnel, astreintes ou horaires décalés liés aux contraintes du Cabinet et de l'actualité.

Profil recherché

Savoir-faire :

- Secrétariat courant
- Rédaction administrative
- Mettre en forme des documents
- Enregistrer et classer des documents

Savoir être :

- Respect de la confidentialité
- Discrétion
- Disponibilité
- Aisance relationnelle et bonne présentation
- Esprit d’initiative et réactivité
- Sens de l’organisation
- Rigueur

Connaissances :

- Maitrise des logiciels bureautiques
- Connaissance du protocole administratif