Vos missions en quelques mots

Enregistrer le courrier départ et arrivée ;
Diffuser par voie électronique les notes d’organisation de stage et les convocations individuelles ;
Vérifier le respect de la charte graphique pour l’ensemble du courrier avant envoi ;
Réaliser et transmettre les états relatifs aux indemnités d’enseignement ;
Contrôler la mise en ligne des attestations de stage
Après coordination avec les sous-directions, rédiger les courriers de réponse (lettre ou message) aux demandes de conférenciers effectuées par des organismes extérieurs ;
Planifier et organiser le suivi des salles de cours conformément à la programmation
Classer et archiver le courrier.
Suivre l’échéancier des tours de service, permissions et congés de l’ensemble du personnel ;
Réaliser les diplômes des stagiaires étrangers
Coordonner l’accueil des intervenants extérieurs en liaison avec le bureau sécurité
Participer, en liaison avec la DIV SF, à la résolution des problèmes techniques (infrastructure et/ou audio-visuels) des salles de cours.
Participer à la mise en place de salles de cours
Prendre en charge la fonction d’adjoint au correspondant SSI de la division.

Profil recherché

Niveau BEP préconisé : métiers du secrétariat + expérience professionnelle, ou acquis professionnels correspondants.

Compétences attendues

- Protection du secret
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- ORGANISATION ET METHODE
- RESPECT DES DELAIS
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- AUTONOMIE
- PRISE D’INITIATIVES
- EXPRESSION ECRITE
- UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE
- CONNAISSANCE DE SON ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL