Assistant de direction - Chef du pôle assistance et logistique - BAYEUX

Placé au cœur de l’État, le ministère de l’Intérieur garantit quotidiennement la sécurité des Français : sécurités publique, civile, routière…
Grâce au travail de ses agents, ce ministère opérationnel est capable d’agir et de réagir à tout moment pour protéger les populations lors de crises majeures.

À travers leurs missions dans des domaines variés, les agents du ministère assurent également la modernisation du service public à travers notamment, sa transformation numérique.

GROUPE RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
1/ Assistant de direction :

• Traite les contacts du sous-préfet : gestion de l’agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs ;
• Organise les réunions, audiences, visites, cérémonies, inauguration et veille à la préparation des dossiers afférentes en lien avec les divers pôles ;
• Prépare les éléments de langage pour le sous-préfet avec les pôles et services ;
• Gère le courrier arrivée/départ ;
• Assure l’accueil physique et téléphonique ainsi que le tri des actes et leurs redirections vers les pôles et services ;
• Suit les distinctions honorifiques ;
• Assure une veille médias ;
• Développe des outils de gestion (annuaires, listing, modèles de documents,etc.) ;
• Assure un renfort dans le cadre de la polyvalence des missions dévolues à la sous-préfecture ;
• Gère le budget de la sous-préfecture : gestion des procédures et moyens alloués afférents aux actes générateurs de dépenses-recettes ; mise en conformité de l’expression des besoins/exécution par les services de prestation financière ;
• Assure les fonctions de tuteur de l’étudiant en apprentissage ;
• Participe à la mise en œuvre du projet de service de la sous-préfecture.
  2/ Chef du Pôle Assistance et logistique :
• Management du pôle : encadrement, conseil et soutien aux agents, placés sous sa responsabilité(un chauffeur/assistant technique, un intendant et un étudiant en apprentissage), participe à la monté en compétence des agents et à l’accompagnement dans la formation ;
  3/ Suppléance du secrétaire général :
• Assure la suppléance du secrétaire général en son absence à l’exclusion des missions confiées aux deux autres chefs de pôle.
  “Missions accomplies dans le respect des engagements du référentiel Qual-e-pref”

Votre environnement professionnel
Activités du service :

Missions d’une sous-préfecture

Composition et effectifs du service :

9 agents (hors sous-préfet) : 1 A , 3 B, 3 C, 1 contractuel et 1 apprenti.

Liaisons hiérarchiques :
Rattachement au secrétaire général (N+1) et au sous-préfet (N+2)

Liaisons fonctionnelles :
Élus – Services déconcentrés de l’État et tous partenaires concernés par l’instruction et/ou la gestion des dossiers

Domaine(s) fonctionnel(s)
Direction et pilotage des politiques publiques / Affaires juridiques
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
Assistante / Assistant de direction
REC : ADM005A, RIME : FP2ADM04, RMFP : ERDIR022
Responsable des affaires juridiques
REC : JUR005A RIME : FP2JUR02, RMFP : ERJUR001

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Poste à vocation transverse tourné tout autant vers l’interne que vers l’externe ;
• Poste présentant une dimension managériale ;
• Variété des attributions requérant : polyvalence, réactivité, sens de l’anticipation, autonomie, rigueur, disponibilité, discrétion, esprit d’initiative, sens des relations humaines.

CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE

• Respect des règles de déontologie ;
• Respect des règles de confidentialité.

M. Yann PARIS, secrétaire général (02 14 47 60 12 – yann.paris@calvados.gouv.fr).

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Date limite de dépôt des candidatures : 24/04/2022

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Personnels du ministère de l’Intérieur
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/annexe_I_-_Formulaire_de_demande_de_mobilit%C3%A9.docx

Personnels externes
https://www.interieur.gouv.fr/content/download/128790/1027209/file/formulaire_de_demande_de_mobilite.docx
yann.paris@calvados.gouv.fr