Mission principale

Sous l’autorité de la direction, dans le cadre d’un travail d’équipe, le candidat devra participer et contribuer aux missions de gestion administrative et d’accueil.

Activités principales

Gestion administrative :

.    Mise à jour des bases de données de l’école Camondo Méditerranée :

·        Contacts extérieurs

·        Contacts internes (étudiants) via l’ENT dédié (Logiciel Waiabe)

·        Tableaux de suivis

.    Aide à la scolarité (tableaux et listes des jurys, relance des étudiants et des enseignants…)

.   Secrétariat :

·        Préparation et suivi des ordres de mission, notes de frais,

·        Digitalisation, classement, archivages de documents,

·        Réservations hébergement personnels en déplacement (jurys, invités,..)

·        Participe à la campagne de collecte de la Taxe d’apprentissage

·        Participe à la mise en œuvre des déplacements étudiants

·        Demande de devis sur événements divers

Accueil :

.    Accueil physique et par téléphone des différents publics (en particulier sur les temps forts de l’activité de l’école :  Parcours sup, entrées en équivalence, rentrée universitaire, Portes Ouvertes, Diplômes)

.    Information des visiteurs

.    Visite des locaux aux futurs candidats en français et si possible en anglais

.    Relais ponctuel de l’accueil téléphonique de Camondo Paris, selon un planning défini

.    Prospection téléphonique auprès des partenaires et professionnels des champs architecture et design

.    Participation aux évènements de l’école à l’extérieur (salons, expositions),

Courrier

.    Réception et envoi des courriers, tenue d’un chrono, papier et numérique

.    Envois en nombre, mises sous pli

Titres / diplômes requis : BTS ou équivalent

Expérience demandée : Une première expérience dans une fonction identique, idéalement acquise dans le secteur de la culture et/ou de l’enseignement, est un plus

Connaissances : Word et Excel, la maîtrise de l’anglais est un plus

Prérequis et attendus du métier

-        Sens du travail et du service

-        Maîtrise du français (écrit et parlé)

-        Bonne présentation

-        Capacité à s’adresser de manière appropriée aux différentes catégories d’interlocuteurs

-        Ponctualité et rigueur