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Office Manager

CDI
Marseille
Salaire : Non spécifié
Télétravail non autorisé

Lucca
Lucca

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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

💼  2  ans minimum d'expérience requis

💰 Salaire prévu entre 30k€ et 39k€ fixes bruts par an, variable selon l'expérience

📍 Marseille

🏠  Présentiel

🌍 Lucca is getting global ! For this job, the level required in English is B1 (listening and reading, and speaking)

Descriptif de l'offre :

Imaginez un joli bureau où 50 personnes travaillent avec plaisir, nichées au 6ème étage des Docks et bercées par le doux soleil. Tout semble idyllique, mais quelque chose manque : un(e) Office Manager ! Et c’est peut-être vous…

Vous l’aurez compris, il s’agit de la création d’un poste d’Office Manager pour nos bureaux Marseillais. Une toute nouvelle aventure est à inventer, tout de même accompagnée par les process et suivis de l’équipe Office Management, composée actuellement de 3 personnes au sein de Lucca. Vous serez sous la responsabilité de Valentine, Head of Office & Event Management (basée à Nantes).

Dans un contexte de forte croissance (près de 50% de croissance annuelle), votre rôle sera de veiller à ce que les Luccasiens & Luccasiennes de Marseille (50 aujourd’hui) travaillent dans les meilleures conditions possibles.

Missions principales :

En tant qu’Office Manager, votre mission quotidienne sera, si vous l’acceptez de : gérer en autonomie les bureaux et participer à l’amélioration continue de l’environnement de travail.

Voici, de façon plus détaillée ce qu’il vous est demandé :

Garantir un quotidien serein dans l'espace de travail des luccasiens (40%) :

- Être garant(e) du bon état des locaux que nous occupons (500m² répartis sur 2 étages) ;

- Être un(e) interlocuteur(trice) privilégié(e) des Luccasiens et garantir que chacun ait un espace de travail adéquat ;

- S'assurer que tout est à sa place, en quantité suffisante et de bonne qualité ;

- Transposer les processus Notion établis pour Paris et Nantes à Marseille ainsi qu’à l’international. Ne pas hésiter à être force de proposition pour la mise en place de nouveaux process.

Gérer les relations avec l'extérieur (40%) :

- Les prestataires : cafétéria, hommes à tout faire, entretien, plantes, etc ;

- Les fournisseurs : fournitures, mobilier, décoration, électroménager, sécurité, matériel, etc ;

- Les visiteurs : accueil physique et téléphonique des collaborateurs, candidats, prestataires, etc ;

- Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs.

Et plus ponctuellement (20%) :

- Apporter un soutien à l’équipe IT (assistance à l’onboarding, gestion des stocks et commandes, dépannage de petit matériel, accompagnement des collaborateurs pour leurs premières connexions à nos outils) ;

- Etre le relais ponctuel (à distance) des bureaux internationaux (Barcelone, Genève, Allemagne, etc.), notamment en matière d’onboarding

- Proposer des projets et idées facilitateurs, mettre en place des process pour maintenir un excellent niveau d'organisation et de rigueur dans le service (ex. suivi de documents d’inventaires, stocks, fournitures etc.) ;

- Participer à l’organisation de moments de convivialité au sein des locaux ;

- Participer au soutien logistique des événements internes.

Profil recherché :

Vous faites preuve de rigueur, d'organisation, de dynamisme, vous aimez insuffler un état d'esprit positif, prendre soin des personnes autour de vous et créer du lien entre les équipes ;

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et d’adaptation ;

Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets très variés ;

Vous savez communiquer facilement, avec bienveillance et efficacité ;

Vous savez partager régulièrement à votre équipe, par écrit et avec précision, votre état d’avancement sur les différents projets en cours ;

Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités ;

Vous faites preuve de motivation, de proactivité et d’autonomie ;

Vous savez utiliser la Gsuite, Excel, Trello, Notion, Slack… et le Bescherelle, pour une orthographe impeccable ;

Vous connaissez la cité phocéenne sur le bout des doigts et avez déjà des prestataires de confiance à recommander ;

Vous justifiez d'un niveau B1 en anglais (lu, parlé, écrit).

Process de recrutement :

Etape 1 : Entretien téléphonique avec la Talent Acquisition Manager (30')

Etape 2 : Cas pratique et restitution en entretien manager avec Valentine, Head of Office & Event Manager

Etape 3 : Petit Oral dans nos bureaux Marseillais avec des membres de l’équipe RH (60')

Etape 4 : Grand oral (60')

Chez Lucca vous trouverez :

✔︎ Des luccasien(ne)s passionné(e)s qui abordent les sujets sérieusement mais sans se prendre au sérieux

✔︎ Notre culture d’entreprise fondée sur la collaboration et la responsabilisation de chacun

✔︎ Un environnement où chaque jour est vécu comme le premier jour

✔︎ Des animaux de compagnie, parfois, qui attendent des caresses

✔︎ Des perspectives d’évolutions ambitieuses avec des mobilités internes variées et même des Erasmus entre services

✔︎ Et la possibilité de faire du télétravail régulièrement

Venez rejoindre notre entreprise à taille humaine et dont le fonctionnement très participatif laisse une place importante à l'initiative, à l'innovation et au non-conformisme.

Les avantages :

✔︎ Un intéressement intéressant 

✔︎ Une prime de vacances

✔︎ Quatre séminaires par an

✔︎ Des RTT en plus des congés payés

✔︎ Et des avantages classiques mais essentiels : des avantages CE, des tickets-restaurants (Swile) et une mutuelle (Benefiz) prise en charge à 100% par Lucca, abonnement Gymlib à prix compétitif ...

✔︎ Et même un open mister-freeze l’été !

Et pour finir, un petit focus culture :

✔︎ Les salaires sont 100% transparents chez Lucca

✔︎ Le collectif avant l'individuel : il n'y a pas de variable individuel chez Lucca, mais un variable collectif (intéressement) assis sur le taux de croissance du chiffre d'affaires

✔︎ Après 3 ans d'ancienneté, chaque salarié(e) définit son salaire lors d’un comité

Nos offres sont ouvertes aux salarié(e)s reconnu(e)s travailleurs et travailleuses handicapé(e)s (RQTH).

Envie d’en savoir plus ?

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