Nous recherchons un.e Office Manager/ Chargé.e d’administration pour rejoindre notre équipe et contribuer à l’administration efficace de notre société de production de podcasts.
Sous la supervision de la responsable administrative, juridique et financière, les missions comprennent notamment la gestion administrative de l’entreprise et de ses productions, y compris la gestion des contrats, le suivi des coûts, la gestion des paies, l’archivage des dossiers, ainsi que le support de la Direction Administrative et Financière (DAF) pour les reportings.

ADMINISTRATIF  : 

• Gérer les contrats des intermittents et des auteurs (négociation, mises à jour, archivage…).

• Suivre les coûts de production, enregistrer et analyser les dépenses, et fournir des rapports réguliers à la DAF et à la direction.

• Gérer les processus de paie pour les pigistes et les intermittents, en veillant à la conformité aux réglementations en vigueur.

• Assurer la coordination administrative des productions de podcasts, en soutenant l’équipe de production dans diverses tâches logistiques et administratives.

• Gestion administrative des formations.

• Apporter un soutien à la DAF dans la préparation des reportings financiers et des outils d’aide à la décision.

OFFICE MANAGEMENT : 

• Gestion administrative et logistique du bureau (courrier, fournitures, matériel..), tenu des plannings et suivi du bon usage et fonctionnement des installations et matériels.

• Gestion des locaux et de leur conformité : supervision des installations, entretiens, fournisseur.

• Gestion des ressources humaines : administration du personnel, assistance dans le processus de recrutement, organisation des évènements internes.

• Assistanat de direction : préparation de rapports, gestion des finances de bureau, point de contact pour les communications internes et externes.

• Gestion de projet : planification et organisation de projets spécifiques liés à la production ou autres diverses activités de la société, en fournissant un soutien administratif et logistique.

• QUALIFICATION & COMPÉTENCES :

  • Expérience préalable dans un rôle administratif et au sein d’une société de production de podcasts ou audiovisuelle.

  • Maîtrise avancée d’Excel et de la suite Google Workspace.

  • Forte appétence pour le juridique.

  • Compétences analytiques et capacité à travailler avec des chiffres.

  • Excellentes compétences en communication et appétence à travailler en équipe.

  • Vous aimez optimiser les choses pour faciliter la vie des collaborateurs et la qualité de travail.

  • Excellentes compétences organisationnelles et habileté à gérer plusieurs tâches simultanément.

  • La connaissance de Sellsy et Pennylane est un vrai plus.

• AVANTAGES :

  • Environnement de travail dynamique et projets passionnants dans un univers en pleine structuration.

  • Télétravail 2 jours (fixes) par semaine et sur demande ponctuellement.

  • Indemnité transport

  • Participation aux bénéfices (intéressement).

  • Tickets restaurant.

Poste à pourvoir pour septembre 2024
Salaire : en fonction de l’expérience

Entretiens visio puis en présentiel.
Références demandées.