L’office manager assure la bonne organisation et le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il/Elle est l’interlocuteur(rice) central(e) pour les équipes internes, la direction et les partenaires externes et veille à la fluidité des opérations administratives, logistiques et parfois financières. Il/Elle fait partie de l’équipe RH des Parents Zens, avec notre Chargée de recrutement et la DRH.

Le poste sera basé à Paris 15ème. En raison de la nature des missions, le télétravail n’est pas possible pour ce poste.

Office Management :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique (visite, rendez-vous..)

• Gérer le courrier (recommandé et colis)

• Assurer le bon fonctionnement et la maintenance des locaux/matériels en lien avec les prestataires(ménage, interphone, alarme, surveillance, sécurité incendie, réparations diverses…)

• Suivre les contrats d’assurances, abonnements et contrats de prestations externes.

• Commander des fournitures de bureaux et produits nécessaires au bon fonctionnement des bureaux.

• Gérer la sous-location des espaces de bureaux (diffusion d’annonces, visites, contrats, relation sous-locataire…).

• Gérer la flotte de véhicule

Communication interne RH :

• Onboarding/Offboarding (parcours d’intégration, welcome kit…)

• Suivre la parcours administratif du nouveau collaborateur, tickets restaurants, SIRH, inscription pour la visite médicale…

Evènementiel :

• Communiquer les Informations/événements/inaugurations sur le Teams Général des Parents Zens.

• Co animer le groupe interne évènementiel/QVT

• Participer à l’organisation d’évènements divers (petits-déjeuners d’équipe, séminaire annuel, pots de départ…)

• Assister la direction (agendas, réservations, organisations et suivi meetings, présentations etc…)

• Demander et gérer les devis (consultation, négociation, suivi signature…)

Cette liste de tâches est non-exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins et des projets.

Tu as déjà une expérience (1 à 5 ans) en assistance de Direction et/ou Office Management et tu te reconnais parmi ces points :

• Tu es rigoureux(euse), organisé(e), débrouillard(e) et fiable

• Tu fais preuve d’initiative, d’adaptabilité et de flexibilité pour parer aux éventuels imprévus pouvant survenir chaque jour.

• Tu connais et/ou comprends le système comptable et financier d’une entreprise

• Ta devise : A chaque problème une solution !

📞 Echange téléphonique avec Caroline, la DRH - 30 minutes

💼 Entretien dans nos locaux avec Caroline la DRH et Aurélie la DAF - 45 minutes