On recherche un(e) chargé(e) d’administration des ventes pour rejoindre notre équipe au plus tôt !

Tu seras le maillon manquant entre l’équipe commerciale et l’équipe gestion ! Tu travailleras en collaboration avec nos commerciaux et nos clients afin de garantir le suivi administratif des ventes, et avec l’équipe gestion et notre cabinet comptable pour en assurer le suivi financier. Ton rôle sera de fluidifier et fiabiliser les échanges entre ces parties prenantes, de clarifier nos process de facturation et de recouvrement de nos créances, le tout devant permettre d’optimiser nos délais de règlement tout en préservant la satisfaction de nos clients.

Missions principales

Sous la responsabilité du Directeur Administratif et Financier, tes missions principales seront les suivantes :

• Gérer et optimiser la collecte des informations de facturation des clients (30% de ton temps) :

• Dans la continuité du cycle de ventes des commerciaux, après validation d’un devis, contacter les clients pour récupérer les informations relatives à la facturation (process internes spécifiques, coordonnées des contacts de facturation, réception des bons de commande, etc.).

• Renseigner toutes les informations de facturation dans la base client. S’assurer de la bonne tenue et de l’exhaustivité de cette base.

• Le cas échéant, remplir les “fiches fournisseurs” demandées par nos clients et leur transmettre les documents nécessaires à notre référencement.

• S’assurer de la bonne harmonisation des informations entre nos différents outils (ERP, Hubspot, Agicap, Shopify).

• Contribuer à l’amélioration de la base client pour en assurer la fiabilité et permettre à l’équipe commerciale de l’exploiter du mieux possible.

• Participer à l’amélioration des process permettant de fluidifier la collecte des informations de facturation et les échanges entre l’équipe Commerciale et l’équipe Gestion.

• Facturer les clients (25%) :

• Clarifier auprès de nos clients nos conditions et délais de règlements (facture d’acompte le cas échéant, facture de solde à la livraison de la réception).

• Editer les factures (acomptes, soldes, avoirs) après validation des commerciaux, et les envoyer à nos clients.

• Veiller au respect des process de dépôt de factures de nos clients (plateformes spécifiques)

• Assurer le SAV de nos clients Eshop sur les sujets liés aux factures / règlements.

• Participer à l’amélioration du process de facturation de manière à optimiser les délais de règlement.

• Encaisser les clients (25%) :

• Suivre l’encaissement des factures émises sur notre logiciel de recouvrement (Agicap)

• Gérer les différentes campagnes de relance (mails, appels, courriers) et prendre les mesures nécessaires en cas d’impayés et de litige (mise en demeure, huissier de justice, etc.).

• Suivre l’en-cours client et effectuer les rapprochements bancaires via Agicap.

• Préparer un reporting régulier de l’en-cours pour la Direction (DAF et Directeur Commercial) de manière à anticiper les éventuels litiges et sujets de trésorerie.

• Transmettre les informations au cabinet comptable (10%) :

• Préparer les exports de ventes et les envoyer au cabinet comptable pour la bonne comptabilisation du chiffre d’affaires.

• Réaliser le lettrage comptable des écritures de ventes dans le logiciel comptable.

• Autres missions ponctuelles (10%) :

• Epauler l’équipe commerciale dans le cadre de réponse à des appels d’offres / référencements pour certains de nos clients et prospects (salles et lieux divers, agences évènementielles, marketplace, etc.).

• Participer à la réalisation d’analyses et de reporting sur nos ventes.

Ce que ce poste n’est pas

L’administration des ventes est un poste qui recoupe beaucoup de réalités différentes d’une entreprise à une autre, avec un éventail de missions qui peut aller de la vente au SAV, de l’approvisionnement à la gestion des stocks et à la logistique, en incluant de l’administratif, de la compta, etc.

Pour compléter la fiche de poste présentée ci-dessus, voici une rapide clarification de ce que ce poste n’est pas :

• Ce n’est pas un poste de commercial : nous avons une équipe complète dédiée à la vente, à la prospection, et à la gestion de projet. L’ADV intervient dans certaines étapes du process de ventes, mais il n’est pas un commercial.

• Ce poste n’inclut pas de dimension achat / gestion des stocks : nous avons plusieurs équipes opérationnelles qui s’occupent de la production de nos produits et de la préparation des commandes. Elles sont autonomes pour réaliser elles-mêmes leurs commandes et gérer les stocks.

• Ce poste n’intègre pas de dimension logistique / livraison : idem, nous avons une équipe logistique qui s’occupe de cette partie là !

• De formation minimum Bac+2, idéalement en gestion, commerce ou compta, tu as une première expérience d’au moins 2 ans en tant qu’ADV ou en facturation, et tu as quelques notions de comptabilité.

• Tu es d’une grande rigueur

• Tu es autonome et organisé

• Tu sais faire preuve de réactivité

• Tu as un bon relationnel et tu as le sens du contact

• Tu as une bonne communication écrite et tu es à l’aise à l’oral

• Tu aimes la food et l’univers de la cuisine te passionne !

Salaire et conditions :

• Contrat : CDI à temps plein (35h)

• Date de début prévue : au plus tôt (avril/mai)

• Poste basé dans notre labo à Montreuil (93), avec télétravail possible 1 journée par semaine

• Salaire : 28-32k€ selon expérience

• 50% des abonnements aux frais de transport, ou forfait mobilité durable (vélo, mobilités douces)

• Les déjeuners cuisinés par notre fabuleuse équipe de cuistots !

• 1er entretien au téléphone avec le Directeur Financier et l’équipe Gestion

• Entretiens dans nos locaux avec étude de cas et échange avec le Directeur Commercial et le CEO