Au sein de la maison de Champs sur Marne, l'Assistant(e) Administratif (H/F) est rattaché au service RAC . Il/Elle sera en charge d'assister le prévôt CFA dans l'ensemble des ses activités. Il/elle traitera les dossiers administratifs liés au recrutement des jeunes. 

Les missions :

L'Assistant(e) Administratif sera en charge de :

• La promotion :
  • Gère le planning de visites des établissements scolaires, salons et forums ;
  • Tient à jour un compte-rendu sous format papier des visites (lycées, collèges…) et autres actions de promotion ;
  • Envoie les invitations et affiches pour les JPO aux partenaires.

• La phase préparatoire au recrutement :
  • Planifie les dates d’entretien R1 en lien avec le prévôt ;
  • Gère les inscriptions des jeunes via Internet et les participations aux R1 : traitement des coupons réponses des forums ou visites d’établissements scolaires ;
  • Prépare la liste des dossiers pour les prévôts ;
  • Envoie des invitations.
• Le recrutement
  • Scanne les pièces administratives obligatoires pour valider la BJE ;
  • Envoie le complément du dossier administratif, gère le retour de la totalité des pièces puis les scanne dans la BJE en lien avec les assistantes d’apprentissage (CFA) ;
  • Collabore à l’organisation des sessions de recrutement.
• Le placement : 
  • Saisit dans la BJE les promesses d’embauche ;
  • Assiste le prévôt dans la recherche des entreprises ;
  • Assiste le prévôt dans le placement du jeune en entreprise et aide à la géolocalisation ;
  • Prend les rendez-vous pour les prévôts pour la première rencontre avec les employeurs pour la rédaction du projet de contrat.

• L'accueil et du suivi : 
  • Gère les appels entrants (standard) ;
  • Classe et archive les documents et compte rendus (réunions pédagogiques, élection des représentants des apprenants, émargements causeries, …)
  • Invite les jeunes et les familles à la Journée de prérentrée ;
  • Envoie les différents courriers de réunion (journée de l’apprenti, reconnaissance de l’apprenti, info mobilité) et autres courriers (avertissements…) ;
  • Effectue les extractions de la BJE 
  • Rattache les jeunes dans la BJE et la met à jour ;
  • Gère les absences des jeunes en lien avec les formateurs et prévient les parents et employeurs;
  • Recueille les justificatifs d’absence.

Votre profil 

Compétences techniques :

• Savoir gérer des stocks (passer des commandes, faire des inventaires);
• Connaître les bases de la réglementation des diplômes et certifications et la législation de la formation;
• Savoir recenser, classer et archiver les documents ;
• Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...);
• Connaissance de la BJE.

Compétences transversales : 

• Avoir une bonne connaissance de l'Association;
• Avoir une bonne organisation du travail ainsi qu'une bonne gestion des priorités;
• Avoir un bon relationnel et maintenir un contact régulier au sein de l’équipe ;
• Savoir travailler en autonomie;
• Avoir une bonne gestion du stress.

Ce Que Nous Offrons

• Un environnement de travail collaboratif et stimulant.
• Des perspectives d'évolution au sein de l'entreprise.
• Accès à une restaurant d'entreprise avec des tarifs préférentiels.
• Complémentaire santé avantageuse prise en charge à 60%
• Options de télétravail selon la faisabilité du poste.
• La prise en charge partielle des transports en commun
• Une prime de fidélité déclenchée à partir de 3 ans d'ancienneté
• Un accord Compte Epargne Temps et PERCO

Entreprise inclusive et engagée en faveur de l’égalité des chances, nous accueillons avec attention les candidatures de toutes et tous, et nous sommes sensibilisés à l'intégration et au maintien en emploi des personnes reconnues en situation de handicap (RQTH)