L’assistant.e assure des missions variées sur les activités administratives, financières et RH auprès de la Responsable Administrative et Financière (RAF), à laquelle il est rattaché hiérarchiquement, et plus ponctuellement auprès de la Directrice des Ressources Humaines.

DESCRIPTIONS DES MISSIONS

Comptabilité / Contrôle de Gestion (60%)

Saisie de la (pré)-comptabilité mensuelle de l’association :

• Pré-comptabilisation:

• Suivi de l’archivage des documents comptables (factures, reçus, NDF…) et relance auprès des équipes pour les documents manquants

• Rapprochement de chaque flux bancaire aux justificatifs sur le logiciel Pennylane

• Affectation analytique et comptable

• Gestion des documents comptables:

• Edition et suivi des factures clients

• Edition et suivi des reçus fiscaux aux donateurs

• Suivi des encaissements (subventions, dons)

• Enregistrement et suivi des factures fournisseurs

• Participation à la préparation de la clôture annuelle

Gestion administrative (15%)

• Gestion des documents administratifs :

• Contrôle des informations entre les conventions et sur le suivi des financements

• Archivage en physique des conventions de subvention

• Tri et organisation de l’archivage sur le drive

Ressources Humaines & Services Généraux : (20%)

• Aide à l’administration du personnel

• Suivi administratif des stagiaires et volontaires en service civique :

• soutien dans la gestion de l’agrément Service Civique (renouvellement en 2026),

• conventions de stage et contrat de VSC,

• onboarding, suivi des absences et congés, attestations de formations PSC1 et Formation Civique et Citoyenne, prise en compte des notes de frais

• Aide à la mise en œuvre du plan de formation : recherche de prestataires, devis

• Analyse des besoins et commandes des fournitures de bureau (Paris), récupération du courrier distribué au siège, planning équipe pour la gestion du local

• Mise à jour de l’inventaire des équipements informatiques et téléphoniques et des courriers de remise de matériel

• Archivage physique et sur le drive.

Sujets transversaux (5%)

• Participation à des projets d’amélioration des processus et des pratiques internes à l’association (mise en place d’outils de suivi, participation à des groupes de travail collectifs ou encore rédaction de nouvelles procédures)L

Les missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins de la structure et des appétences du candidat.

Formation et compétences techniques :

• Ecole de commerce, option finance ou comptabilité (Bac +4/+5)

• Connaissances de bases en comptabilité et gestion

• Maîtrise des principaux outils du pack office (Excel, Word…) et de la suite Google

• La connaissance des outils de comptabilité tels que Pennylane serait un plus

Appétences et profil

• Rigueur, capacité d’organisation, autonomie, adaptabilité, réactivité et force de proposition

• Goût pour les questions sociales, l’ESS et les projets innovants.

• Bonne humeur, dynamisme et motivation à rejoindre un projet comme La Cloche

Compétences transverses :

• Comprendre les problématiques d’inclusion des personnes en grande précarité

• Être sensible aux actions terrain de La Cloche

Alternance d’un an minimum (jusqu’à deux ans)

Rémunération selon la base légale en fonction du contrat

Prise de poste souhaitée entre fin août et début septembre

Si ta candidature est retenue :

• Un premier échange téléphonique, pour s’assurer de la bonne compréhension des missions et de ta disponibilité

• Un entretien avec la Responsable Administrative et financière et la Directrice des Ressources Humaines (entre mi-mai et mi-juin).